2 ¿Qué hacen las empresas hoy en día?
Por suerte para el medio ambiente, cada día son menos frecuentes los listados en papel. Aun recuerdo aquellos montones de “papel pijama” acumulados sobre las mesas esperando que alguien fuera capaz de mirárselos. Listados de cientos de hojas que hacían prácticamente imposible ser asimilados por ninguna mente humana. Y mucho menos, sacar conclusiones.
En aquellos tiempos los datos provenían en el mejor de los casos de ficheros secuenciales y poca cosa más se podía hacer que gastar papel inútilmente.
Lo que sí que ya se podía ver entonces es que la informática era una herramienta capaz de generar enormes cantidades de datos.
Posteriormente y como consecuencia de ello y a partir de la aparición de las Bases de Datos, surgió la necesidad de productos que ayudaran a sacar listados o informes por pantalla. Ya no era necesario crear programas diferentes cada vez que se necesitaba información.
Si bien esto supuso un gran avance, también permitió que empezara el uso excesivo, indiscriminado y a veces absurdo de los datos que se generaban.
Puedo afirmar que hoy en día aun se están realizando muchos informes de forma mecánica que nadie se mira.
De todas formas hay que reconocer que el tema ha evolucionado mucho en los últimos años.
La aparición de las herramientas llamadas “Business Inteligence” ha provocado un salto cualitativo considerable. Este tipo de tecnología permite de forma relativamente fácil presentar la información de una forma mucho más coherente.
Mediante su uso correcto se puede discriminar la información “valiosa” de la “voluminosa”.
Esto, que parece tan sencillo, no lo es. La fuerza de la costumbre, los hábitos y muchas veces la falta de imaginación lo pone difícil.
Creo que explicando un caso real que me pasó puede quedar un poco más claro de lo que estoy hablando.
Sucedió en una importante empresa de transportes. Después de muchos años, hubo un cambio en la dirección general. En la primera reunión de comité, le presentaron la información del último trimestre de una forma que para el nuevo director era inaceptable. Si mal no recuerdo, dicha información estaba en más de mil hojas Excel. Además…. ¡eran del último trimestre!
Le justificaron que hacía muchos años que lo hacían así. Pero él ni siquiera quiso ver la información que le presentaban. Lo que sí hizo es dar unas órdenes muy concretas. Quería que en la siguiente reunión todo lo que había en aquellas innumerables hojas Excel estuviera resumido en una sola hoja. ¿Misión imposible? No. Difícil pero no imposible.
Esta persona desconocía la existencia del tipo de herramientas que podían conseguir eso. Ni falta que le hacía. Lo que es importante es que sabía muy bien lo que quería. Imagino que, como máximo dirigente de la empresa, se sentía como el piloto de un avión comercial lleno de viajeros cuyas vidas dependían de él.
Y un piloto de avión no podría dirigirlo si estuviera viendo a la vez los miles de datos que se generan durante el vuelo. Porque cuando hubiera conseguido verlos todos, asimilarlos y entender la situación, probablemente ya estarían estrellados.
Un piloto de avión dispone de un cuadro de mandos que le permite ver de un solo vistazo todos los elementos críticos en cada segundo. Solo así puede tomar decisiones a cada momento. Eso es lo que él quería. Y lo consiguió.
Como se puede deducir de esta historia, hoy en día no solo dispone de un resumen de los datos críticos en la evolución de su empresa, si no que dispone de ellos actualizados cada día. No una vez cada tres meses. Con esto la capacidad de reacción se produce cuando las cosas se pueden modificar. En caliente.
Pero eso no es muy normal. Muchas empresas son dirigidas como si estuvieran conduciendo mirando por el espejo retrovisor. Observando lo que van dejando atrás. Y, aunque de esta forma se puede rectificar de cara al futuro, es fácil pensar que también es más probable que se produzca un accidente por no ver a tiempo lo que hay delante.
Por mi experiencia se que no es un camino fácil. Además es un trayecto en el que no se puede saltar ningún paso. Porque la principal dificultad es que requiere un cambio cultural. Y eso necesita tiempo. Pero también es cierto que, como pasa siempre, cuanto más se tarda en iniciar el camino, más se tarda en llegar al final.
Además queda la pegunta del millón. ¿De dónde debe surgir la idea?
¿Cómo van a pedir los usuarios la implantación de herramientas que ni siquiera saben que existen?
Sus usuarios naturales son los directivos y, desgraciadamente sucede a menudo que estos están muy alejados del tema informático.
Pero como veremos en el siguiente capítulo, no es necesario que los futuros usuarios sean expertos en informática. Para eso ya están los profesionales de la materia.
Hoy en día no es arriesgado afirmar que en informática se dispone de “todas las herramientas para conseguirlo todo”.
Lo único que es necesario que tengan los futuros usuarios es imaginación. Nada más.
Imaginar cualquier cosa que pueda mejorar su gestión y que influya positivamente en los resultados de la empresa.
Solo eso. Imaginar y pedir.
Jordi Martí
MicroKnowledge
680 692 522
