El primer paso a la hora de elegir una solución de gestión es determinar cuáles son nuestras necesidades. Estas, por supuesto, dependerán de las características propias del sector en el que opere la empresa y, por supuesto, de las características de la propia organización: tamaño, estructura etcétera
Investiga cuáles son las principales empresas desarrolladoras de software
En primer lugar debes elaborar un listado con las principales alternativas disponibles. Compara las principales fortalezas y debilidades de cada una de ellas para poder ver claramente cuál se adecúa mejor a tus necesidades.
Y, por supuesto, intenta obtener referencias de todas las empresas. Estas referencias deberán proceder de otras empresas a las que el vendedor haya ofrecido ya una solución ERP similar. Pregúntales por el grado en el que el software satisface sus necesidades concretas, si están contentos con la aplicación y con el propio proveedor y si este último ofrece asistencia y soporte.
La experiencia es un factor crítico a la hora de elegir a tu proveedor de ERP. El resultado, el coste y el tiempo de implementación no serán los mismos si escoges a una empresa experimentada que si seleccionas un proveedor “amateur”. Una empresa experimentada se habrá enfrentado a situaciones y problemas muy diversos por lo que contará ya con cierto bagaje.
La experiencia por lo general también determinará la estabilidad del proveedor. Grandes empresas desarrolladoras que lleven ya años trabajando por lo general serán mucho más estables que otras organizaciones que acaben de nacer.
También puedes solicitar a todos los proveedores de soluciones ERP que te proporcionen una demo gratuita (si la tienen) para poder comprobar su funcionalidad en acción.
Si no disponen de demo gratuita siempre puedes pedirles casos de éxito y referencias que puedan ayudarte en el proceso de selección.
Y, finalmente, infórmate sobre la clase de apoyo que ofrecen. En el proceso de implantación de tu programa ERP, el soporte que pueda proporcionarte tu proveedor en la formación de tus empleados será crítico. Del mismo modo, te interesa conocer si podrás contar con él en las labores de mantenimiento y reparación del programa.
Compara las características técnicas de los programas ERP que te ofrecen los distintos proveedores
Hay cientos de soluciones de gestión, cada una con sus propias características. Por norma general los programas ERP son genéricos y será el propio proveedor el que lo adapte a las necesidades de tu organización.
O también puedes optar por una solución especializada. Por ejemplo, las empresas de distribución y transporte tienen sus propias necesidades y un programa especializado en este sector es de esperar que tenga un rendimiento superior.
También te interesa conocer si el software se actualiza con frecuencia. De ese modo tendrás ciertas garantías de que tu programa ERP se adaptará a las nuevas necesidades del mercado.
Asegúrate de que el programa ERP que finalmente elijas sea fácil de usar, con una interfaz de uso sencilla dado que una solución compleja puede acabar convirtiéndose en un problema. Recuerda que todo el tiempo que necesiten invertir tus trabajadores en familiarizarse con la nueva solución no podrán dedicarlo a otras tareas.
Determina tu presupuesto
Por desgracia, el criterio económico suele ser hoy en día crítico en la elección del proveedor de ERP. Si a la actual situación económica le sumamos el desconocimiento sobre soluciones de gestión que tienen muchos empresarios, el precio suele convertirse por lo general en el factor decisivo. Sin embargo, lo barato muchas veces acaba siendo caro y, además del precio, se deberían de considerar muchos otros factores.
En definitiva, se trata de una decisión compleja que comprometerá el futuro rendimiento de tu organización así que invierte todo el tiempo que sea necesario.
