El software de gestión documental ha incrementado sus ventas durante los últimos años gracias en parte a la concienciación de las empresas por almacenar de una forma más eficiente todos los datos que genera. La digitalización de la información, así como la eficiencia en el almacenaje (que permite un mayor control de la documentación y un aumento de la accesibilidad por parte de todos los usuarios) han provocado que los proveedores de software de gestión generalistas, como el ERP o el CRM, se decanten por ofrecer también gestores documentales.
Ante esta nueva situación, el comparador de software Buscoelmejor ha realizado un estudio en el que analiza la situación del mercado actual del software de gestión documental. En el citado estudio se contemplan aspectos como el número de empresas que confían en un programa de gestión documental, el tipo de pago, la velocidad de implantación o el tipo de tecnología ofrecida.
Conclusiones del estudio sobre software de gestión documental
De las 19 empresas encuestadas (entre las que se encuentra Microsoft Dynamics) todas ellas proveedores de los principales programas y herramientas de gestión empresarial del mercado, solo una comercializa de forma exclusiva software de gestión documental. El resto, son proveedores de diferentes soluciones para pymes y otras empresas de mayor envergadura, como el ERP o el CRM.
El 24% de ellas ofrecen, además de las herramientas TIC relacionados con la gestión empresarial y la gestión de documentos, servicios adicionales como la destrucción y custodia de documentos.
La implantación del software de gestión documental es otra de las características que el estudio destaca, precisamente por la importancia que las grandes empresas y pymes le dan a este factor a la hora de decantarse por un proveedor u otro. Los servicios en la nube o cloud computing ya son una realidad y por eso el 90% de los proveedores ofrecen este tipo de implantación. En la actualidad, solo el 11% de las empresas encuestadas se ha decantado de forma única por la implantación de este tipo de herramientas documentales en la nube, pero se prevé que en los próximos años estos datos aumenten de forma considerable. Lo más habitual en estos momentos es que los proveedores ofrezcan ambas opciones a las empresas – tanto la opción clásica de implantación en el servidor como en la nube -. A pesar de todo, existe otro 11% que aún ofrece únicamente software de gestión documental instalado en servidor, hecho que probablemente cambiará en los próximos años debido a la irrupción de las nuevas tecnologías provenientes de la denominada Tercera Plataforma (Big Data, cloud, social business...).
Muchos de los fabricantes, además, aseguran que la implantación se realiza de forma completa en menos de 6 meses. El ROI, por su parte, se recupera en un 85% de los casos en un tiempo inferior a un año.
En definitiva, la aparición de nuevas formas de digitalización y de documentación a través de herramientas de gestión es ya una realidad, independientemente del método utilizado para su almacenamiento. En los próximos años estos datos seguirán creciendo, y muy probablemente lo hagan a través de las nuevas tecnologías de la Tercera Plataforma.
