El Business Intelligence engloba una amplia categoría de aplicaciones y tecnologías para la recolección, almacenamiento, análisis, y fácil acceso a los datos para ayudar a los usuarios empresariales a tomar mejores decisiones de negocios.
Las aplicaciones de Business Intelligence (BI) incluyen las actividades de los sistemas de apoyo de decisión, consulta y presentación de informes, procesamiento analítico en línea (OLAP), análisis estadístico, predicción y minería de datos.
Una analista de Gartner dice que hay dos 'historias' que la gente cuenta acerca de la Inteligencia de Negocios para el mercado medio. En una están las PYMEs. En la otra los protagonistas son empresas del mercado medio.
En el primer relato están las PYMEs
Se trata de compañías que son demasiado pequeñas como para necesitar un software de Business Intelligence con capacidades de clase empresarial y, además cuentan con recursos limitados para apoyar esta clase de proyectos. En la otra historia los protagonistas son empresas del mercado medio, que tienen las mismas necesidades de negocio que las grandes organizaciones y por lo tanto deben seguir idénticas normas en implementación y administración de los sistemas de BI.
La verdad es que las mejores prácticas del mercado medio relacionadas con el Busines Intelligence no son tan diferentes de los de las grandes empresas. Por ejemplo hay o debería haber, equipos multi-funcionales de BI, que incluyen profesionales de tecnologías de información, las personas del negocio y gente con habilidades analíticas.
Sin embargo, hay una diferencia notable entre los dos tipos de compañías. Las organizaciones más grandes llevan varios años invirtiendo en procesos y herramientas de Business Intelligence. Pero esto no es así necesariamente en las firmas de tamaño mediano. Conseguir la justificación de negocio para una inversión inicial es un desafío actual para las empresas medianas donde, con frecuencia, no hay presupuesto ni personal para un software de BI.
La mejor apuesta para demostrar los beneficios de la Inteligencia de Negocios en una firma de tamaño medio, es que comience a avanzar en un proyecto de BI siguiendo el aforismo “Comience con algo pequeño, piense en grande.” En otras palabras, establecer metas sustanciales para el programa de BI, pero asegurándose que puede entregar beneficios y funcionalidades a los usuarios del negocio en incrementos útiles.
Y una vez que el proyecto esté en marcha, hay otros puntos de decisión importantes y enfoques de gestión de proyectos que pueden ayudar a evitar los problemas de las PYMEs que quieren implementar BI.
Lista de las mejores prácticas de BI para Pymes recomendadas por firmas de consultoría
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Tener un Plan
No olvide tener un plan. Como todos los proyectos de software o de negocios, los proyectos de Inteligencia de Negocios se desarrollan mejor cuando el proceso de implementación está bien planeado y avanza de manera orquestada. Se recomienda a los equipos de BI “hacer algo rápidamente para entusiasmar” y luego avanzar en una serie de pasos alcanzables. Si el usuario aprende a confiar en el BI, va a invertir más recursos en ello.
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Definir necesidades específicas
Averiguar lo que necesita comprar y lo que no. Una de las primeras cosas que las organizaciones del mercado medio deben hacer es determinar si necesitan una plataforma de BI independiente o si la funcionalidad de BI integrada en sus aplicaciones de negocio existentes son suficientes. Por ejemplo, la mayoría de los sistemas ERP y CRM incluyen reportes. Si una organización requiere sólo información básica y no necesita capacidades de anticipación con fines predictivos, es probable que sea suficiente con las herramientas integradas, evitando la necesidad de licenciar, instalar y administrar el software de BI independiente.
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Hacerlo Simple
Como regla general la PYME debe comenzar con algo simple y sencillo en sus estrategias de implementación de BI, a menos que tenga una razón de peso para construir un sistema de BI más complejo. La mayoría de los proyectos de Business Intelligence sólo se centran en la entrega de informes básicos. No es muy probable que las organizaciones del mercado medio necesiten tableros de lujo, modelos de predicción o actualizaciones continuas, por la sencilla razón de que sólo pueden contar con una o dos fuentes de datos y unos pocos usuarios.
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Capacitar a usuarios finales
Capacitar a los usuarios finales, y ahorrar en recursos de TI, a través de autoservicio. Tal como sucede con otras aplicaciones de negocios, se recomienda un enfoque de autoservicio de BI tal que permita a los usuarios empresariales crear sus propias vistas de los informes estándar en lugar de tener que depender de TI o de un equipo de BI que lo haga por ellos.
Con el enfoque de auto-servicio, los usuarios deben ser capaces de crear nuevos informes más rápido que si tuvieran que esperar por su ayuda y personalizarlos basados en sus necesidades individuales. Al evaluar un software de BI, hay que asegurarse de que tenga características que lo hagan sumamente utilizable por los usuarios.
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Evaluar necesidades de datos y determinar si el BI puede ser independiente
Si una organización tiene múltiples aplicaciones que manejan diferentes conjuntos de datos, una iniciativa de BI puede ser una buena razón para tratar de unificar los informes y una mejor relación entre los datos, posiblemente en un Data Warehouse o en Data marts. Sin embargo, la construcción y la gestión de los data marts o de un almacén de datos corporativo puede ser una gran desafío para las PYMES, pues por lo general requiere de un grupo especializado dentro de TI. La consolidación, limpieza e integración de datos y elaboración de informes estandarizados también requieren recursos.
Si todo esto parece demasiado desalentador como para asumirlo internamente, considere la externalización (outsourcing).
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Controlar los costes
No deje que los gastos se salgan de control. Mantener los costes de BI bajo control y a la baja se reduce a hacer un buen trabajo de identificación de las cosas que realmente necesita una organización como parte del proceso de recopilación de requisitos y la construcción de un modelo de negocio. No sobredimensionar el hardware es una buena manera de lograr el objetivo de contención de costos. La decisión de una contratación externa, en al menos parte de un proyecto, puede ser otra.
Fuente: Search Business Analytics
Adaptado por División Consultoría de Evaluando Software
