Como ejecutivo financiero, puedes aportar riqueza y experiencia en relación con la evaluación e implementación del software ERP. Pero por una variedad de razones empresariales, y sin quererlo, también puedes encontrarte hablando de la difícil tarea de considerar los elementos técnicos de la decisión.
La implementación del software ERP no es un asunto meramente técnico.
Este artículo es una Guía para el responsable de finanzas de una organización. Además de familiarizarse con la terminología, el lector contará con una visión del proceso.
Hagamos un rápido repaso de cierta terminología y los conceptos clave, de manera que te encuentres en una mejor posición para responder a las preguntas críticas relacionadas con la aplicación de software, tales como:
- ¿Qué partes de la aplicación podemos manejar nosotros mismos?
- ¿En qué partes de la aplicación vamos a requerir ayuda externa?
- ¿Cómo evaluamos los proveedores de implementación y el alcance de sus propuestas?
- ¿Cómo podemos saber si un producto se integrará con nuestro entorno de sistemas de información?
- ¿Cómo podemos medir todos los factores de implementación que conduzcan a un proyecto exitoso?
5 conceptos fundamentales para entender la implementación de software
Se ha dicho mucho sobre el sustantivo implementación y el verbo implementar o implantar. Vamos a desempaquetar un poco las palabras.
Cuando se habla de 'implementación', se refiere a todo el proceso de traer un nuevo producto de software en el entorno de trabajo. Eso significa su despliegue a los servidores, la personalización, su puesta en marcha en una forma que tenga sentido para sus procesos únicos, cargando en sus datos, garantizando el buen funcionamiento y la capacitación de los usuarios. Hay mucho allí. Vamos a echar un vistazo a cada paso del camino.
Instalación
Una vez que el software se ha cargado en su hardware se puede considerar “instalado.” ¿Suena sencillo, ¿verdad? No exactamente. Hay algunos requisitos en el camino que necesitan ser manejadas sólo para simplemente instalar el software.
En primer lugar, se necesita el hardware adecuado. Su proveedor de implementación del software ERP le debería ayudar con las especificaciones del servidor. De hecho, la mayoría de los proveedores de software ERP publica documentación con los requisitos mínimos de hardware. Pero recuerda, usted querrá dejar espacio para el crecimiento.
La determinación de los requerimientos del sistema es una ciencia en sí misma. Hay proveedores que describen siete diferentes cualidades que deben ser considerados cuando se dimensiona el hardware:
- Disponibilidad.
- Capacidad latente.
- Rendimiento.
- Escalabilidad.
- Seguridad.
- Facilidad de mantenimiento.
Son estos factores los que, por ejemplo, determinan cosas como si el servidor debe tener 16 GB o 32 GB de memoria RAM.
En segundo lugar, el hardware debe estar preparado adecuadamente. Esto significa garantizar que haya suficiente espacio en disco, asegurándose de que la red está configurada para manejar la disponibilidad del servidor, realizar copias de seguridad antes de hacer cambios y hacer frente a los ajustes necesarios a nivel de sistema operativo.
Configuración
La configuración es el proceso de adaptación de la funcionalidad del software a sus necesidades de seguridad específicas, flujos de trabajo y preferencias.
Considera la puesta a punto de los requerimientos de seguridad. A modo de ejemplo ilustrativo digamos que, seguramente, no deseas que un empleado de depósito, que necesita comprobar los niveles de inventario, pueda realizar cambios en las previsiones financieras.
En general, el proceso de configuración consiste en dar forma en el software a tus flujos de trabajo. Sin embargo, con el fin de modelar el software a tu voluntad, se requiere una inversión de tiempo.
Piensa en algo tan importante como la definición de una nueva empresa en la implementación del software ERP. Se ve como muy básico. Pero hay más de lo que parece a simple vista. Se va a requerir un proceso de múltiples pasos, como el que se describe en la documentación técnica de de los proveedore para sus productos. En cualquier proceso de implementación del software ERP hay decenas, cientos o más de este tipo de configuraciones del sistema.
Customización
En un sentido técnico, la customización o personalización no se refiere simplemente a cambiar la forma en que opera un programa. Muchas modificaciones se pueden hacer a través de los ajustes y configuraciones y no se considerarían personalización. En la programación, personalizar realmente se refiere a los casos en los que se altera el código de software subyacente. Cuando se trata de la implementación del software ERP y software de contabilidad, la personalización tiende a ser más limitada que en otros tipos de sistemas de software.
Por lo general, los proveedores de software dominan más la personalización ya que la gran mayoría de software ERP no es de código abierto. Con el crecimiento significativo del open source a través de una serie de plataformas de software, se podría esperar que la empresa usuaria tenga mayor injerencia en las personalizaciones. Pero el software comercial privativo o propietario, el que desarrollan los vendors, sigue dominando el espacio de software ERP.
Hay ocasiones en las que las modificaciones del software, en base a ajustes o cambios de la configuración, no proporcionan la funcionalidad necesaria para cumplir con los requerimientos. En esos casos puede valer la pena hacer una inversión en customizaciones.
Customización versus configuración de software
Migración de datos
El software ERP es tan bueno como los datos que contiene. Migrar los datos de clientes, saldos de cuentas y estados financieros existentes es un paso necesario en cualquier aplicación ERP, a menos que tengas la suerte de empezar desde cero con un nuevo negocio.
Aquí está el desafío sin embargo: No hay un formato estandarizado único de datos. Las tablas de las bases de datos subyacentes son distintos. Por ejemplo, los registros de cuentas por cobrar en un sistema serán diferente de los de otro.
La introducción manual de datos, o incluso volver a formatear los datos exportados al nuevo formato puede ser muy tedioso y con un costo prohibitivo.
Hay proveedores con experiencia en proyectos anteriores que han tenido que migrar datos existentes y por eso desarrollaron herramientas de software para acelerar el proceso. De hecho, incluso hay compañías que se especializan exclusivamente en la conversión y migración de datos. Estas herramientas se denominan como ETL (Extract, Transform and Load).
Ejemplos de datos de negocios que tendrán que ser importados en la implementación del software ERP pueden incluir el plan de cuentas, los registros de inventario, los resúmenes de trabajo, historias de facturas, estados financieros, balances, etc.
Integración
La integración se refiere a establecer cómo su nuevo sistema se comunicará con sus plataformas de software existentes. Por ejemplo, digamos que usted decide mantener un módulo de CRM durante la implementación del software ERP. Deseará que los cambios a los datos de clientes realizadas en el sistema de CRM se reflejan en las cuentas por cobrar del módulo. Eso es integración.
¿Será necesario que las funciones de integración trabajen en tiempo real?
Con la integración en tiempo real, los cambios en un sistema se reflejan inmediatamente en el otro. Con frecuencia, esto se logra mediante el uso de una base de datos común. Por otra parte, muchos programas proporcionan API (interfaces de programación de aplicaciones). Una API pre-configura un conjunto de instrucciones utilizables que permiten cambios en la base de datos de un programa a ser provocados por acciones en otro.
Desde una perspectiva de funcionalidad, la integración en tiempo real es siempre mejor, pero no en todas las ocasiones puede ser técnicamente factible o con costo que lo justifique. Como otra opción, puedes generar informes y cargar los datos actualizados de un sistema a otro. Mientras que potencialmente es menos cara de instalar, la integración en lotes (Batch) puede crear problemas. Por ejemplo que existan datos diferentes en dos sistemas distintos y se deba hacer un trabajo de conciliación. Si los lotes se ejecutan con regularidad suficiente o los datos subyacentes se cambian con poca frecuencia, esto puede ser soportable, pero sin duda habrá casos en los que esto puede ser una limitación importante.
Unas palabras rápidas sobre la formación y las pruebas
Una vez que el sistema ha sido instalado, configurado, modificado para requisitos particulares, convertido e integrado, se ha completado “la parte del león del trabajo” de la implementación.
Pero no pasemos por alto los dos “t” del proyecto (Training & Testing) es decir entrenamiento y pruebas. Las actividades posteriores a la implementación, la formación y las pruebas, son críticas para asegurar que la organización va a sacar el máximo provecho del nuevo software.
Pruebas. Testing
Con las pruebas adecuadas de un software ERP se asegurará de que se cumplan una serie de condiciones, incluyendo:
- Acceso remoto desde la estación de trabajo.
- Rendimiento de datos adecuado para garantizar el desempeño de las respuestas.
- Auditoría de todas las medidas de seguridad,
- Definiciones adecuadas de todos los perfiles de usuario y privilegios.
- Configuraciones correctas para las copia de seguridad de datos.
- Rendimiento de todas las tareas operativas básicas.
Formación. Training
Los ERP son sistemas de información de negocio complejos y de amplio alcance. Por desgracia, la falta de formación es común en los proyectos de implementación del software ERP.
A medida que evalúas los proveedores, puede ser útil tener en cuenta cuál de los siguientes recursos de aprendizaje ofrecen:
- Entrenamiento uno-a-uno (individual).
- Capacitación a capacitadores.
- Videos con tutoriales.
- Sesiones de formación en la web, en vivo.
- Acceso a una comunidad de usuarios de productos o foro.
- Documentación mejores prácticas.
En marcha con tus nuevos conocimientos
Así que si eres el “hombre financiero” que se quedó atascado evaluando el aspecto técnico de las propuestas de implementación de software ERP, no te preocupes. No es raro. De hecho, sucede todo el tiempo. La buena noticia, sin embargo, es que muchos otros en tus zapatos han supervisado implementaciones exitosas. Ahora, armado con una sólida comprensión de la jerga que describe los pasos involucrados en la implementación, debes estar en una mejor posición para guiar a su proyecto de implementación del software ERP hacia un resultado exitoso.
Por Karen Stark,
División de consultoría
