Lo que menos desea cualquier involucrado en un proceso de implantación de ERP es que no culmine con éxito. Aún así, en muchas empresas este proceso está abocado al fracaso por proyectos mal organizados. Esto no sucede de repente, sino que suele haber varios momentos en la fase de puesta en práctica en la que las cosas no funcionan como deberían.
La revista CIO estima que cada año se pierden unos 10 mil millones de euros debido a errores en el proyecto que hacen que naufrague. Estos errores son muchas veces fruto de objetivos poco realistas y/o plazos muy cortos. A continuación, se enumeran las causas más comunes por las que un proyecto ERP fracasa:
- Los objetivos del proyecto no están claramente definidos (71 %).
- Los plazos acordados no son realistas (61 %).
- La falta de coordinación entre las partes involucradas en el proyecto (55 %).
- Una comunicación irregular o contradictoria en la empresa (45 %).
- El jefe de proyecto se ve sometido a demasiada presión (44 %).
- Un presupuesto insuficiente (43 %).
- Una planificación imprecisa e incorrecta (41 %).
- Se subestima la complejidad del proyecto (39 %).
- La información no se comunica como se debería (36 %).
- Falta una instancia de control del proyecto (36 %).
¿Qué significa esto para las pequeñas y medianas empresas (pymes)?
Las pymes disfrutan de una serie de ventajas en el mercado ERP. Hoy en día, los productos ERP ofrecen muchas más funcionalidades y a un precio más asequible, por lo que da igual si buscan un sistema ERP por primera vez o si necesitan actualizar el que venían utilizando hasta el momento. Sin embargo, lo que sí es importante es que seleccionen un producto que se ajuste a sus necesidades y que el proveedor tecnológico disponga de los conocimientos necesarios para implantar el proyecto.
Seleccionar un sistema ERP adecuado y un proveedor competente
Existen dos condiciones previas que se tienen que cumplir antes de comenzar con el proyecto de implantación del ERP. Primero, se tiene que escoger el sistema ERP adecuado, es decir, un sistema flexible, versátil y orientado al futuro. El sistema ERP seleccionado debería cumplir sus requisitos funcionales, ajustarse a un presupuesto realista y ofrecer un proceso de actualización flexible.
En segundo lugar, tiene que escoger un proveedor tecnológico cualificado. El proveedor del sistema ERP debería comprender las necesidades de su empresa, contar con una metodología eficaz para implantar el software y ofrecer un excelente servicio de atención al cliente para que el proyecto tenga éxito.
La metodología de implantación global de abas (abas GIM)
abas GIM se basa en cuatro pilares estratégicos:
1. Centrarse en las necesidades del cliente
2. Ofrecer un corto ciclo de implantación
3. Ajustarse al presupuesto y a los plazos fijados
4. Asegurar resultados repetibles y previsibles
Estos pilares estratégicos son esenciales para una metodología de implantación global porque están diseñados para satisfacer las necesidades de todos los clientes.
Está comprobado que abas GIM erradica los errores en el proyecto y ayuda a conseguir las metas establecidas, y todo ello a tiempo y dentro del presupuesto acordado.
Aspectos clave de la metodología de implantación global de abas (abas GIM)
abas GIM consta de siete pasos que se tienen que seguir durante el proceso de puesta en práctica.
1er paso - Inicio: fase en la que se conocen todos los participantes, se introduce GIM y el proyecto, se establecen los objetivos y se fijan los plazos.
2° paso - Smart Check: se comprueba lo preparada que está su empresa e infraestructura para la llegada del ERP, se examinan todos los procesos y se tratan los aspectos técnicos y funcionales principales del proyecto.
3er paso - Formación de usuario clave: los miembros del equipo de proyecto aprenden a utilizar los procesos del software para entender las funciones estándar de abas Business Suite.
4° paso - Organización: se abordan los procesos y aplicaciones meta, se definen los requisitos, se precisan las funciones que se van a implantar y se realiza un análisis funcional.
5° paso - Configuración: se ponen en práctica las medidas recogidas en el análisis funcional, se introducen las modificaciones y ajustes necesarios en el software, se comprueban las primeras fases implementadas, se realizan pruebas y se aplican los cambios requeridos.
6° paso - Formación final: se imparten los contenidos específicos y correspondientes de cada departamento con el apoyo del sistema de evaluación interno y del sistema abas eLearning.
7° paso - Arranque del sistema: comienzan los preparativos finales para arrancar el sistema, se comprueban las condiciones técnicas y los conocimientos de los usuarios, se arranca el sistema con el apoyo del partner abas, se confirman las medidas empresariales claves y se validan las modificaciones y mejoras del sistema.
