El Archivo por sí mismo no constituye una Base de Datos, sino más bien la forma en que está organizada la información es la que da origen a la Base de Datos.
Las Bases de Datos manuales, pueden ser difíciles de gestionar y modificar.
Por ejemplo: En una guía de teléfonos no es posible encontrar el número de un individuo si no sabemos su apellido, aunque conozcamos su domicilio.
Del mismo modo, en un Archivo de pacientes en el que la información esté desordenada por el nombre de los mismos, será una tarea bastante engorrosa encontrar todos los pacientes que viven en una zona determinada.
No podemos comparar directamente Base de Datos con Archivos, porque para ello es necesario tener más de un Archivo, pero si esto es así entraríamos en los problemas de: redundancia de datos, inconsistencia de datos, heterogeneidad de formatos de datos, no podemos compartir datos de las distintas aplicaciones, no manejamos la seguridad de todos los Archivos y por último ante pequeñas modificaciones en la estructura de los datos se requiere de muchas horas de programación para adecuar las mismas.
Los problemas expuestos anteriormente se pueden resolver creando un Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD), DBMS (Data Base Management System). .
