¿Qué es un ERP y qué ventajas aporta a las empresas que lo implantan?

El 23,3% de las empresas españolas tiene un ERP, según el estudio eEspaña 2013, cifra que se eleva al 62,8% en el caso de las grandes compañías. ¿Pero qué es un ERP exactamente? ¿Y qué beneficios ofrece que justifiquen su implantación, no siempre sencilla? Vamos a conocer mejor estos programas.

¿Qué es un ERP? Estas "famosas" siglas que oímos tan a menudo corresponden en inglés a Enterprise Resource Planning y se suelen traducir en castellano como "Sistema de Planificación de Recursos Empresariales" o “Planificador de Recursos Empresariales”. Como su propio nombre indica, se trata de paquetes de software de gestión empresarial que permiten planificar y controlar los recursos y procesos de negocio de una empresa.

Haciendo un poco de historia para ponernos en antecedentes de lo que es un ERP, los primeros ERPs surgieron en Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial. Aprovechando los primeros equipos informáticos, las autoridades norteamericanas crearon rudimentarios programas de gestión para planificar y controlar el esfuerzo productivo de guerra. Después, este tipo de software pasó al sector empresarial y se fue desarrollando hasta convertirse en lo que actualmente conocemos como un ERP.

Las claves de un ERP

A diferencia de los programas de planificación centrados fundamentalmente en la producción, los ERPs modernos son soluciones capaces de abarcar todas las áreas de una organización empresarial: finanzas, contabilidad, facturación, ventas, marketing, logística, producción, inventario, nóminas, etc. Con ese fin, los programas ERP están formados por diferentes módulos o herramientas que corresponden a cada una de estas áreas. De este modo, la empresa puede decidir qué módulos va a implementar en cada momento en función de las actividades de su negocio que necesita gestionar. Por lo tanto, la implementación de un ERP siempre es en cierta parte a medida, ya que además de escoger los módulos que se implantan, se requiere un proceso para adaptarlos al funcionamiento específico y la idiosincrasia de cada empresa concreta.

Además, al contrario que un paquete de aplicaciones informáticas que funcionan por separado (como podría ser la popular suite de ofimática Microsoft Office), en un sistema de software ERP todos los datos están integrados y conectados. De este modo, la empresa se asegura de que la información fluya perfectamente de un módulo a otro y puede obtener una valiosa visión global centralizada sobre la situación de su negocio, algo que no es posible conseguir con ningún otro tipo de programa empresarial.

También es necesario que el software ERP sea actualizable, ya que con el tiempo pueden variar tanto las necesidades de la empresa (por ejemplo lanzamiento de nuevos productos y servicios, apertura de delegaciones, creación de departamentos, etc.) como el entorno en el que opera (por ejemplo cambios en los procedimientos para superar una auditoría y obtener una certificación ISO, o modificaciones en el marco legal como la normativa SEPA). En este sentido, hay proveedores que ofrecen planes de actualización para poner al día ERPs sin necesidad de desechar toda la inversión realizada hasta el momento.

Las ventajas de un software ERP

De una forma resumida, las ventajas que ofrece la implantación de un software empresarial ERP son:

• Aumenta la productividad
  El ERP permite que toda la empresa trabaje con las mismas aplicaciones y automatizar numerosos procesos de negocio, lo que ayuda a los empleados a trabajar más y mejor.
   
• Incrementa el control
  Con un ERP, se puede saber al momento todo lo que sucede en la empresa. Por ejemplo: ¿Quién ha hecho una venta? ¿Cuánto inventario queda? ¿Hay facturas pendientes de pago?
   
• Mejora la seguridad
  Toda la información del sistema ERP está estandarizada y tiene trazabilidad. Así se evitan los riesgos que supone la información dispersa, las pérdidas de datos, los accesos no deseados, etc.
   
• Optimiza el servicio
  Con solo acceder al ERP, es posible conocer la situación exacta de un cliente, cuándo se servirá su pedido, si tiene facturas por pagar, reclamaciones o quejas formuladas, etc.
   
• Genera ahorro
  El ERP reduce los costes operativos mediante la automatización de los procesos de negocio, el aumento de la productividad de los empleados y la reducción de los riesgos y errores.
   
• Apoya la toma de decisiones
  Muchos empresarios dice tener toda su empresa “en la cabeza”. Pero cuando la compañía crece, eso ya no es posible: se requiere el apoyo de un ERP para tomar decisiones informadas.
   
• Crea cultura de empresa
  Implantar un software ERP obliga a que todos los departamentos documenten, sistematicen y coordinen sus procesos de trabajo. Esto supone una “profesionalización” de la actividad.
   
• Impulsa el crecimiento
  Cuando una empresa adquiere una cierta dimensión o complejidad, el sistema ERP es la herramienta que permite gestionar el negocio de forma profesional, en lugar de ir "apagando fuegos".

Todas estas ventajas se traducen en resultados tangibles y cuantificables para la empresa. Según un estudio realizado por la consultora PriceWaterhouseCoopers, la implementación de un ERP mejora la calidad de la información en un 65% de las empresas; reduce la necesidad de personal en el 35% de los casos; y disminuye los gastos en Tecnologías de la Información en aproximadamente el 20% de las implementaciones.

Sin embargo, estos beneficios no son inmediatos, porque implantar un ERP es un proceso que requiere tiempo, esfuerzo e inversión… ¡aunque luego acaba mereciendo la pena!

¿Tu empresa tiene un ERP? ¿Crees que lo necesita?

Imagen: Freedigitalphotos.net