Definición de objetivos. Analisis de requerimientos.

La Empresa

La compañia Bodegas Vinicolas SA (BVSA) nacio en la denominación de origen Rioja en 1970 y en la actualidad, tras varios procesos de compra y ampliación de instalaciones, dispone de bodegas en Ribera del Duero, Rueda, Toro, Somontano, Priorat, Yecla, La Mancha y Alicante. En su portfolio de productos hay graneles, vinos jovenes, crianzas, reservas y gran reserva, de diferentes variedades, con o sin denominación de origen  y con diferentes formatos de envasado ( garrafas, tetra brik, granel, botellas de diferentes tamaños, etc ). Cada bodega tiene su propio almacén desde el que se sirve la mercancia, aunque las ventas estan centralizadas en la Bodega de La Rioja, donde hay un Call Center que recoge todos los pedidos nacionales e internacionales, y desde el que se atiende a los clientes del Club de Vinos. Cada bodega puede tener sus propias referencias así como referencias producidas en las otras bodegas, para venta en la tiendas propias o para distribución.

La compañia trabaja con clientes de todos los tipos, desde tiendas Gourmets o especializadas en vinos, Restaurantes y Hoteles, Mayoristas, Grandes cadenas de Distribución e Hipermercados. En el caso de grandes clientes, se sirve directamente a los centros desde cada bodega, aunque hay un estudio para construir un centro logístico que recoga la producción de todas las bodegas y realize la distribución, bien directamente a los clientes o a los centros logísticos propios de cada uno de ellos. Igualmente, se venden vinos a traves de internet y venta por correo en un Club de Vinos que se ha montado con el soporte de un portal Web donde se pueden comprar las referencias, se hacen selecciones mensuales y se ofrece gran cantidad de información referente al mundo del vino a los clientes que forman parte de este club.

El Club de Vinos se quiere fomentar como un canal de venta directa por su gran potencial de crecimiento, y a partir del cual también realizar estudios especificos de mercado y lanzamiento de nuevos productos, asi como programas de fidelización.

La empresa es una empresa joven y apuesta por la tecnologia en todos los ambitos de actuación, desde el propiamente relacionado con su sector (maquinaria, recolección automatica, instalaciones modernas en las bodegas), como a nivel de sistemas de información, donde trabajan con el ERP de Sap.

Objetivos

La empresa  pretende desarrollar un proyecto de BI para sacar el mayor partido posible  a la información de ventas de la que dispone. El director comercial actua como sponsor de este proyecto, que ademas es un proyecto piloto dentro de la compañia y que se ampliara a otros departamentos en el caso de obtener de él el exito esperado.

La construcción del DW y el uso posterior de herramientas de BI se va a centrar en los procesos de negocio de ventas. Se pretende construir un Datamart departamental para ventas y marketing que será alimentado con la información proveniente de su sistema operacional.

El objetivo es disponer de toda la información referente a ventas, productos, clientes, logistica, promociones en un unico almacén de datos a partir del cual poder extraer información de las siguiente manera:

1) A nivel de reporting y consultas ad-hoc.

2) Navegación dimensional por los datos utilizando herramientas OLAP.

3) Preparacion de cuadros de mando para los diferentes niveles de actuación: bodegas, representantes de ventas, servicios centrales, dirección, etc.

4) Establecer las bases para estudio de promociones,  analisis y dataming en los clientes del Club de Vinos.

Analisis de requerimientos

Despues de varias reuniones con el responsable comercial, los responsables comerciales de cada bodega/delegación y el departamento de sistemas, y a partir de los requerimientos de información, se decide:

a) El ambito del proyecto será, como hemos indicado, los procesos de negocio relacionados con ventas. El objetivo es tener un mejor conocimiento de la casuistica de ventas, incluyendo las promociones, para poder analizar la información desde todas las perspectivas posibles de interes para el negocio.

b) Granularidad de la información: en un principio se piensa, a partir de los requerimientos de información, quedarnos en el detalle acumulado de ventas por dia, producto, cliente. Pero durante la revisión de requerimientos se amplia el ambito del proyecto con los estudios referentes al Club de Vinos y se decide incluir también en el DW la información referente a promociones, para poder explotarla posteriormente. Por eso se decide que el nivel de granularidad sea cada uno de  los pedidos de ventas, para poder reflejar en el las promociones y permitir luego estudios mas profundos a nivel de data mining. Obviando la sumarización, permitimos mas funcionalidades en el futuro. Como incoveniente, el numero de registros será mucho mayor, pero no es significativo en este proyecto, pues se trabaja con unos 2000 clientes, unas 500 referencias y no mas de 100 mil pedidos anuales.

c) Dimensiones: las perspectivas por las que se quiere analizar la informacion en la empresa BVSA son las siguientes.

Dimensión Tiempo: incluira los atributos dia, mes, año, semana, trimestre, semestre, dia semana, festivo o no.

Dimensión Producto: incluira los atributos material, familia, d.o., varietal, formato venta, unidad medida, l/envase, linea de producto, target.

Dimensión Cliente: incluira todos los atributos relacionados con el cliente, como código cliente, agrupador, responsable comercial, canal, tipo de cliente, pais, region, provincia, cod. postal y población.

Dimensión Logística: incluira los atributos relacionados con la distribucion (dejando preparado el sistema para el futuro centro logistico). Los atributos serán centro y sus propiedades (numero almacenes, capacidad, etc).

Dimensión Promociones, Ofertas, Dtos: incluira el tipo de promoción, fechas de la promoción, dto. aplicado y toda la información de interes relacionada con la promoción (publicidad, cupones, carteleria, ubicacion, etc).

d) Hechos: los valores de negocio que vamos a querer analizar serán los siguientes:

Unidades Vendidas, Venta en litros, Precio Unitario, Importe Bruto, Importe Descuentos, Importe Promociones, Importe Neto, Coste Unitario, Coste Total, Margen %, Margen Unitario, Margen total.

De este analisis podemos ya construir el modelo conceptual del DW de la empresa, que podría ser algo asi:

Desarrollando el modelo conceptual, vamos a profundizar en cada una de las dimensiones, construyendo el modelo lógico. El modelo inicial sería el siguiente:

El desarrollo de cada una de las dimensiones de análisis y de los indicadores de estudio de nuestro modelo es el siguiente:

Dimensión Tiempo.

Como todos sabemos, es la dimesión básica de cualquier modelo, pues el tiempo siempre es una de las perspectivas por las que queremos analizar la información. Los datos que forman esta dimensión los generaremos para un periodo de tiempo determinado (por ejemplo 10 o 20 años, para incluir periodos pasados y periodos futuros). Vamos a intentar generar el mayor número posible de atributos para esta dimensión para facilitar luego el análisis. Ademas, el número de componentes o registros de esta dimensión va a ser limitado y no hay problemas de tamaño en la BD.

Incluira los siguientes atributos:

Fecha Clave: fecha en la notacion yyyymmdd para procesarla como enteros. Será la clave de la dimensión.

Fecha: fecha en la notación habitual (dd-mm-yyyy).

Fecha en texto: fecha formateada ( por ejemplo: 15 de abril de 2009).

Dia de la semana:  dia de la semana en texto (lunes, martes, miercoles,..).

Numero de dia de la semana: dia 1,2,3…7.

Dia del Mes: numero de dia de la fecha en el mes (dia 14, dia 28, dia 31).

Dia del Año: numero de día de la fecha en el año (dia 234, dia 365).

Semana: numero de semana donde se incluye la fecha (semana 23).

Semana del año: notacion año-semana para comparativas, cabeceras (YYYY-SS, 2008-45).

Mes: número del mes en el año (Enero = 1, Febrero = 2, etc).

Descripcion del Mes: descripción en texto del mes (Enero, Febrero, Marzo,…).

Mes del año: notación año-mes para comparativas,cabeceras (YYYY-MM, 2008-11).

Trimestre: trimestre donde se incluye la fecha (1T,2T,3T o 4T).

Trimestre del año: notacion año-trimestre para comparativas, cabeceras (YYYY-TT, 2008-1T).

Semestre: semestre donde se incluye la fecha (1S, 2S).

Semestre del año: notacion año-semestre para comparativas, cabeceras (YYYY-SS, 2008-1S).

Año: año de la fecha, con 4 digitos.

Festivo: indicador de si la fecha es un festivo o no.

Fin de semana: indicador si la fecha es fin de semana o dia entre semana.

Algunos de los atributos que incluimos para esta dimensión se podrían calcular en el momento de ejecutar las consultas, pero al ser una tabla pequeña, es preferible por temas de rendimiento tenerlos ya calculados y utilizarlos cuando nos haga falta según el requerimiento de información.

Dimensión Producto.

En esta dimensión incluiremos todos los atributos relacionados con los productos de venta o materiales, tales como las diferentes clasificaciones, propiedades, etc. En nuestro modelo, tendrán relevancia las siguientes:

Material: clave que identifica a cada uno de los productos vendidos en la compañia. Es la clave de la dimensión. Utilizaremos los códigos numericos definidos en nuestro ERP, que ya estan homogeneizados.

Descripcion Material: texto que describe las características del material (por ejemplo, Viña Pomela Reserva 2004 ).

Familia: clasificación de los productos por naturaleza del producto (codigo nemotecnico que incluimos en el DW para facilitar el trabajo de los usuarios y para las relaciones con el sistema operacional).

Descripcion Familia: texto que describe los diferentes valores del atributo familia ( 01 Blanco Joven, 02 Blanco Crianza, 03 Rosado, 04 Tinto Joven, 05 Tinto Barrica 6m, 06 Tinto Crianza, 07 Tinto Reserva, 08 Tinto Gran Reserva, 09 Tinto Seleccion, 20 Aceites, 30 Productos Gourmet, 40 Quesos). Los ultimos códigos nos indican que tambien se venden productos que no son vinos, y que tambien tendremos en cuenta en nuestros análisis.

Denominación Origen: texto que nos describe la denominación de origen a la que esta adscrita el vino. Los posibles valores para este atributo serían Ribera del Duero, Rueda, Toro, Somontano, Priorat, Yecla, La Mancha y Alicante. Igualmente, hay otros vinos que estan adscritos a la categoria Vinos de la Tierra, Vinos de Autor y Vinos sin DO.

Varietal: composición del producto (variedad/es de uva utilizadas en su elaboración). Por ejemplo, Monastrell, Tempranillo, Syrah, Merlot, Carbenet, Petit Verdot, Verdejo y las combinaciones de variedades.

Formato venta: formato de venta en el que se distribuye el producto. Cada vino (aun viniendo de la misma elaboración), tendrá un codigo de producto diferente según el formato en el que se venda. Ejemplos de valores para este atributo serán Granel, Tetra Brik, Botella, Pack, Bote, Paquete (estos ultimos para productos no vinicolas).

Unidad medida: unidad de medida utilizada para la venta de los materiales (C/U, Litros, Cajas, etc).

Litros: equivalencia en litros.

Linea de producto: otra clasificación de los productos. Se incluyen los códigos del sistema operacional para facilitar el trabajo de los usuarios.

Descripción linea de producto: texto que describe cada una de las lineas de producto definidas. Por ejemplo 01 Vinos Mesa, 02 Bodega Seleccion, 03 Cavas, 04 Gran Bodega, 05 Vinos unicos, 10 Merchandising, 20 Ediciones y Publicaciones, 30 Productos Selectos. Nos permiten ver la clasificación de los materiales desde otra perspectiva.

Target: indica el segmento de mercado al que esta dirigido el producto ( Gran Consumo, Gourmet, Lujo, Jovenes, etc).

Todos estos datos estan presente en nuestro sistema operacional. El modelo lógico para esta dimensión seria algo asi:

Dimensión Cliente.

La dimensión Cliente nos permitira el análisis desde la perspectiva de todos los atributos relacionados con el cliente, como código cliente, agrupador, responsable comercial, canal, tipo de cliente, pais, region, provincia, cod. postal y población. No van a permitir analizar quien nos compra, bajo que agrupaciones, clasificaciones y criterios geográficos (que van asociados a cada cliente).

Cliente: identifca al cliente que realiza una transacción de compra. Sera la clave de la dimensión Cliente.

Descripcion Cliente: Datos identificativos de cada cliente. Por ejemplo, Mercadona Muchamiel I, Carrefour San Juan, etc.

Agrupador: los clientes que pertenecen a una cadena (por ejemplo, grandes superficies), estan identificados individualmente (cada tienda, centro, etc). El agrupador es el código que agrupa a todas las tiendas o centros en un nivel superior (que podría coincidir con el nivel de facturación o contable). Por ejemplo, todos los clientes que realizan pedidos que pertenecen a Centro Comerciales Carrefour compartiran el código de agrupador, que los agrupa a todos con fines analíticos.

Descripcion Agrupador: Datos identificativos del cliente agrupador. Para el ejemplo anterior, la descripción sería Centros Comerciales Carrefour.

Responsable Comercial: responsable del departamento comercial que tiene asignado al cliente.

Canal: canal de venta. Incluimos la codificación del sistema operacional para facilitar el uso.

Descripcion Canal: descripciones de cada canal de venta (por ejemplo, 01 Venta Club, 02 Venta Directa, 03 Venta Intermediacion Propia, 04 Venta Representantes, etc.).

Tipo de Cliente: clasificacion de los clientes según su naturaleza. También se incluye la codificación del ERP.

Descripcion Tipo Cliente: descripciones de los tipos de cliente ( 01 Cliente contado, 02 Cliente Club, 03 Minorista, 04 Restauracion, 05 Hoteles, 06 Tiendas Gourmet, 07 Tiendas Bodega, 08 Supermercados, 09 Grandes Superficies, 10 Hipermercados, 11 Centrales de compras, …).

Todos los atributos relacionados con el ámbito geográfico del cliente (relacionado con el punto de venta): Pais, Region, Provincia, Cod.Postal, Poblacion.

Codigo Nielsen: codigo asociado al cliente para estudios de mercado.

El modelo lógico para la dimensión cliente sería el siguiente:

Dimensión Logística.

En esta dimensión veremos la información desde la perspectiva logística de la venta, es decir, desde que lugares se sirven las ventas. Esta información nos puede permitir en el futuro optimizar nuestros procesos de distribucion. Los atributos de esta dimensión serán los siguientes:

Centro: centro de distribución. Sera la clave de la dimensión logística.

Desc. Centro: Identificacion del centro logístico.

Todos los atributos relacionados con el ámbito geográfico del centro logístico: Pais, Region, Provincia, Cod.Postal, Poblacion. Todos los datos geográficos, que se utilizan aquí o en la dimensión cliente estan homogeneizados.

Capacidad Almacenamiento: volumen de almacenamiento disponible en m3.

Almacenes: numero de almacenes en el centro logistico/bodega.

Tecnologia almacén: tipo de tecnologia usada para la gestión del almacén.

El modelo lógico en la dimensión  logística sería el siguiente:

Dimensión Promociones.

La dimensión promociones es una dimensión causal (a diferencia de todas las que hemos visto hasta ahora, que eran casuales). Esto implica que el contenido de esta dimensión afecta a los procesos de venta y no todo ha quedado registrado en los sistemas transaccionales (en el erp seguramente solo haya quedado identificada la promoción y los descuentos o ventajas que aplica), pero no otros muchos aspectos.

Los atributos de la dimensión promociones serán los siguientes:

Promocion: código que identifica a la promoción. Es la clave de la dimensión.

Desc.Promoción: texto explicativo de la promoción.

Tipo Promocion: promocion propia, promoción estudio, promoción en cadena, promoción-concurso, etc.

Tipo Descuento: descuento porcentual, descuento importe, 3×2, 2×1, regalo por volumen, etc.

Tipo Publicidad: folletos, prensa, internet.

Tipo Accion: Acciones comerciales incluidas en la campaña (degustación, stand, promotores, vehiculos, etc).

Fecha Inicio: fecha inicio de la promoción.

Fecha Fin: fecha final de la promoción.

Dimensión Pedido de Venta (Dimensión Degenerada).

La dimensión pedido de venta, que es clave en la tabla de hechos, es una dimensión degenerada. Esto significa que la clave se identifica a si mismo y no tiene ningún atributo adicional, por lo que no es necesario construir una tabla de dimensión para ella. Solo lo vamos a utilizar para realizar analisis a nivel de transacción y no es necesario identificar ni concretar nada mas en el.

Indicadores de nuestro modelo (Hechos)

Los valores de negocio que querremos analizar para nuestras perspectivas o dimensiones serán los siguientes:

Unidades Vendidas: unidades vendidas en cada una de las lineas de detalle del pedido.

Venta en litros: conversión a litros (en el caso de que fuera posible) de las unidades vendidas.

Precio Unitario: precio unitario de venta.

Importe Bruto: importe bruto de venta (sin incluir condiciones comerciales de los clientes ni promociones).

Importe Descuentos: importe descuentos aplicados, según las condiciones pactadas con los clientes (no son las promociones).

Importe Promociones: importe descuentos aplicados por las promociones en curso.

Importe Neto: importe neto de las ventas, unas vez descontados los descuentos y promociones.

Coste Unitario: coste unitario del producto.

Coste Total: importe del coste total.

Margen %: porcentaje de margen de la venta.

Margen Unitario: margen unitario de venta por producto.

Margen total: margen total de la transacción.

Habrá otros muchos indicadores que se podrán construir a partir o como calculo de los definidos. A la hora de construir el modelo físico, determinaremos que indicadores nos guardamos en la base de datos y cuales se calcularan en el momento de ejecutar los informes o herramientas (por ejemplo, los indicadores no sumarizables). También puede haber indicadores que nos interese tener calculados en la base de datos por temas de diseño o por evitar errores en los cálculos según el usuario que lo defina (sería algo asi como unificar un indicador).

Nuestro modelo lógico completo, incluyendo todas las dimensiones e indicadores sería el siguiente: