Actualmente, en las actividades diarias de cualquier organización, se generan datos como producto secundario, que son el resultado de todas las transacciones que se realizan. Es muy común, que los mismos se almacenen y administren a través de sistemas transaccionales en bases de datos relacionales.

Pero, la idea central de esta publicación, es que estos dejen de solo ser simples datos, para convertirse en información que enriquezca las decisiones de l@s usuari@s.

Precisamente, la inteligencia de negocios (Business Intelligence - BI), permite que el proceso de toma de decisiones esté fundamentado sobre un amplio conocimiento de sí mismo y del entorno, minimizando de esta manera el riesgo y la incertidumbre. 

Además, propicia que las organizaciones puedan traducir sus objetivos en indicadores de estudio, y que estos puedan ser analizados desde diferentes perspectivas, con el fin de encontrar información que no solo se encargue de responder a preguntas de lo que está sucediendo o ya sucedió, sino también, que posibilite la construcción de modelos, mediante los cuales se podrán predecir eventos futuros. 

Cuando se nombra el término inteligencia, se refiere a la aplicación combinada de información, habilidad, experiencia y razonamientos, para resolver un problema de negocio.

Cabe destacar, que la aplicación de soluciones BI no es solo para grandes-medianas empresas, sino para quien desee tomar decisiones a través del análisis de sus datos. Es por ello que las soluciones BI no solo se enfocarán a resolver temas relacionados a: aumentar la rentabilidad, disminuir costos y obtener la famosa ventaja competitiva.

De acuerdo a lo planteado anteriormente se presentarán dos grandes ejemplos de la aplicación de BI, una en una empresa de ventas de productos, la otra en una biblioteca vecinal:

1. Empresa de venta de productos: en este caso la aplicación de BI podrá resolver las siguientes preguntas.
   • ¿Quiénes son l@s mejores client@s?.
   • ¿Cómo minimizar costos y maximizar las prestaciones?. 
   • ¿Cuál será el pronóstico de ventas del próximo mes?. 
2.  Biblioteca vecinal: en este caso la aplicación de BI podrá resolver las siguientes preguntas.
   • ¿Cuál es la temática más consultada?.
   • ¿Qué días hay mayor concurrencia, y por qué?.
   • ¿Qué libros deben ser adquiridos?.

Se puede describir BI, como un concepto que integra por un lado el almacenamiento y por el otro el procesamiento de grandes cantidades de datos, con el principal objetivo de transformarlos en conocimiento y en decisiones en tiempo real, a través de un sencillo análisis y exploración.

La definición antes expuesta puede representarse a través de la siguiente fórmula:

Este conocimiento debe ser oportuno, relevante, útil y debe estar adaptado al contexto de la organización.

Existe una frase muy popular acerca de BI, que dice: “Inteligencia de Negocios es el proceso de convertir datos en conocimiento y el conocimiento en acción, para la toma de decisiones”.

BI hace hincapié en los procesos de recolectar y utilizar efectivamente la información, con el fin de mejorar la forma de operar de una organización, brindando a sus usuari@s, el acceso a la información clave que necesitan para llevar a cabo sus tareas habituales y más precisamente, para poder tomar decisiones oportunas basadas en datos correctos y certeros.

Al contar con la información exacta y en tiempo real, es posible, aparte de lo ya mencionado, identificar y corregir situaciones antes de que se conviertan en problemas y en potenciales pérdidas de control de la empresa, pudiendo conseguir nuevas oportunidades o readaptarse frente a la ocurrencia de sucesos inesperados.

La Inteligencia de Negocios tiene sus raíces en los Sistemas de Información Ejecutiva (Executive Information Systems – EIS) y en los Sistemas para la Toma de Decisiones (Decision Support Systems – DSS), pero ha evolucionado y se ha transformado en todo un conjunto de tecnologías capaces de satisfacer a una gran gama de usuari@s junto a sus necesidades específicas en cuanto al análisis de información.

NOTA: Los DSS son una clase especial de sistemas de información cuyo objetivo es analizar datos de diferentes procedencias y brindar soporte para la toma de decisiones.

A fin de comprender cómo una organización puede crear inteligencia de sus datos, para, como ya se ha mencionado, proveer a l@s usuari@s finales oportuna y acertadamente acceso a esta información, se describirá a continuación el proceso de BI. El mismo esta dividido en cinco fases, las cuales serán explicadas teniendo como referencia el siguiente gráfico, que sintetiza todo el proceso:

• FASE 1: Dirigir y Planear. En esta fase inicial es donde se deberán recolectar los requerimientos de información específicos de l@s diferentes usuari@s, así como entender sus diversas necesidades, para que luego en conjunto con ell@s se generen las preguntas que les ayudarán a alcanzar sus objetivos.
• FASE 2: Recolección de Información. Es aquí en donde se realiza el proceso de extraer desde las diferentes fuentes de información de la empresa, tanto internas como externas, los datos que serán necesarios para encontrar las respuestas a las preguntas planteadas en el paso anterior.
• FASE 3: Procesamiento de Datos. En esta fase es donde se integran y cargan los datos en crudo en un formato utilizable para el análisis. Esta actividad puede realizarse mediante la creación de una nueva base de datos, agregando datos a una base de datos ya existente o bien consolidando la información.
• FASE 4: Análisis y Producción. Ahora, se procederá a trabajar sobre los datos extraídos e integrados, utilizando herramientas y técnicas propias de la tecnología BI, para crear inteligencia. Como resultado final de esta fase se obtendrán las respuestas a las preguntas, mediante la creación de reportes, indicadores de rendimiento, cuadros de mando, gráficos estadísticos, etc.
• FASE 5: Difusión. Finalmente, se les entregará a l@s usuari@s que lo requieran las herramientas necesarias, que les permitirán explorar los datos de manera sencilla e intuitiva.

Entre los beneficios más importantes que BI proporciona a las organizaciones, vale la pena destacar los siguientes:

• Reduce el tiempo mínimo que se requiere para recoger toda la información relevante de un tema en particular, ya que la misma se encontrará integrada en una fuente única de fácil acceso.
• Automatiza la asimilación de la información, debido a que la extracción y carga de los datos necesarios se realizará a través de procesos predefinidos.
• Proporciona herramientas de análisis para establecer comparaciones y tomar decisiones.
• Cierra el círculo que hace pasar de la decisión a la acción.
• Permite a l@s usuari@s no depender de reportes o informes programados, porque los mismos serán generados de manera dinámica.
• Posibilita la formulación y respuesta de preguntas que son claves para el desempeño de la organización.
• Permite acceder y analizar directamente los indicadores de éxito.
• Se pueden identificar cuáles son los factores que inciden en el buen o mal funcionamiento de la organización.
• Se podrán detectar situaciones fuera de lo normal.
• Permitirá predecir el comportamiento futuro con un alto porcentaje de certeza, basado en el entendimiento del pasado.
• L@s usuari@s podrán consultar y analizar los datos de manera sencilla e intuitiva.