Network Solutions Control (NSC) es una compañía joven y dinámica, creada a mediados de 2007 con el objetivo de ofrecer un apoyo en TI especializado a los distribuidores de tecnologías de la información que se dirigen al mercado corporativo. Con un equipo de 100 profesionales, delegaciones en 11 provincias españolas y centros principales en Madrid y Sabadell, la compañía se centra en el ensamblado de ordenadores, servicios de mantenimiento de hardware y software, y servicios de comunicaciones. La misma tiene el objetivo de ensamblar cerca de 12.000 ordenadores para el mercado corporativo en 2008, alcanzando una facturación aproximada de 20 millones de Euros.
Los distribuidores de TI para la PYME han reaccionado muy bien a este planteamiento. NSC, que hoy ya trabaja de manera habitual con 150 de ellos, y mantiene operaciones puntuales con otros 300, desarrollará por ahora su actividad únicamente en España, “donde hemos detectado necesidades muy diferentes al resto de países europeos”, explica Juan Carlos Pizarroso.
“Las grandes empresas, apoyadas por los fabricantes de TI y con personal cualificado en tecnologías, hoy tienen bien cubiertas sus demandas desde el punto de vista tecnológico”. Las PYMEs, sin embargo, y aún siendo el segmento principal del tejido empresarial español, con frecuencia se sienten desatendidas. “Fruto de su necesidad de crecimiento, estas pequeñas y medianas empresas se apoyan para todas sus necesidades de TI en un amplio conjunto de distribuidores locales, cercanos y de confianza, que son los que queremos apoyar con nuestra oferta”, concluye el portavoz de NSC.Empezar desde cero
La compañía, que consideró imprescindible arrancar su actividad con una herramienta de gestión lista para su puesta en funcionamiento, tenía tres requisitos básicos: rapidez de implantación, facilidad de manejo, y la disponibilidad de un Configurador de producto potente y sencillo para cubrir sus necesidades de ensamblaje de ordenadores.
“El mercado de la informática cambia cada semana y precisábamos una herramienta que nos permitiera adquirir ágilmente la información de nuestros proveedores de componentes para integrarla en nuestra oferta de cara a al distribuidor”, explica Juan Carlos Pzarroso. En el caso del Configurador, se trata de un aplicativo que normalmente no se contempla en las soluciones ERP tradicionales, focalizadas en la gestión contable, circuito de ventas, etc., y que se necesita desarrollar a medida, “lo que retrasaría la puesta en marcha de la compañía medio año más, y es lo que no nos podíamos permitir”, explica el directivo.
El proceso de selección del ERP se centró, de esta manera, en herramientas con la capacidad de configurar productos en base a componentes y gestionar todos los pasos de la producción, recayendo la elección final sobre Sage ERP X3. “La solución de Sage ya contaba con un potente configurador en su versión estándar, lo que eliminaba la necesidad de cualquier otro desarrollo adicional”, explica Pizarroso. Otros factores clave para la elección de esta herramienta fueron su facilidad de uso y corto período de aprendizaje, “donde, tras una formación de menos de una semana, todo nuestro personal ya sabía hacer su trabajo a través de la solución”, concluye el director de TI NSC.
Una ventaja en el proceso de informatización y creación de la compañía, era que en materia tecnológica se empezaba desde cero. “No estábamos atados a un sistema informático anterior y podíamos elegir cualquier herramienta, sin tener que afrontar complejas migraciones de datos de otros sistemas y la frecuentemente laboriosa gestión del cambio”, explica Juan Carlos Pizarroso.
Tiempos record de implantación
Sage ERP X3 se implantó en NSC en un tiempo récord: la consultoría previa, la configuración del sistema y la puesta en marcha de los principales módulos de la solución se completaron en sólo dos meses, debido no sólo a las facilidades que ofrecía la herramienta y a la labor de los consultores de Sage, “sino también a que somos una compañía informática, algunos de cuyos profesionales contamos con más de 20 años de experiencia en el sector de las TI, por lo que teníamos claras nuestras necesidades y cómo transmitirlas a los consultores de Sage”, explica el directivo de NSC.
La parte más laboriosa del proyecto fue la parametrización del Configurador, “se trata de un sistema complejo y válido para la gestión de cualquier tipo de producción a partir del uso de materias primas que, aún y sin la necesidad de desarrollos a medida, debe parametrizarse adecuadamente, con el fin de permitir una configuración y gestión del ensamblaje de ordenadores realmente ágil”, explica el director de TI de NSC.
En cuanto a los plazos de implantación, el ERP de Sage fue seleccionado en abril del 2007 y estaba plenamente operativo en el mes de junio de ese mismo año, con sus principales módulos para la automatización del área financiera y de administración, producción, ventas y logística.
“Empezamos a utilizar Sage ERP X3 en todo su potencial, en septiembre de 2007, a la vuelta de las vacaciones, contando en la actualidad con unos 20 usuarios de la solución”, explica Juan Carlos Pizarroso. “Hoy, Sage X3 es nuestra principal herramienta informática”.
Rapidez y agilidad en la gestión de la producción
Sage ERP X3 permite gestionar ágilmente todo el proceso de fabricación, contemplando unas pautas de calidad y unos pasos del proceso de producción detallados, con sus correspondientes controles fáciles de seguir por el personal en fábrica.“Una de las ventajas del Configurador de Sage X3 es que, una vez definidas por el departamento TI las reglas de trabajo y, por parte de los product managers las características de las materias y componentes a utilizar, el uso del Configurador se ha extendido también al área comercial y a los propios clientes, muchos de los cuales, acceden a la herramienta vía Internet para llevar a cabo sus propias configuraciones de productos”, afirma el portavoz de la compañía.
Gracias a estas funcionalidades, la compañía recibe vía Internet centenares de configuraciones. “Nuestros clientes – distribuidores TI para el mercado corporativo - pueden hacer sus combinaciones, vía Internet, entre las 3 gamas diferentes de PCs de sobremesa y otras tres gamas de portátiles de NSC”, explica Juan Carlos Pizarroso. Se trata de unas facilidades que no son exclusivas en el sector, pero de las que muy pocas empresas han conseguido dotarse en sólo un mes y medio de preparación, “todo un récord conseguido gracias a la gran potencia de Sage ERP X3”.Impulso a las actividades comerciales y de contabilidad
El Configurador de Sage ERP X3 permite que el equipo comercial de NSC realice configuraciones online, mientras atiende al cliente vía teléfono, ofreciendo precios y capacidades, al igual que los tiempos estimados para la consecución de los componentes y los plazos de fabricación de cada equipo, hasta su envío al cliente final. El sistema también facilita la fijación de precios y el control de las capacidades de producción para los productos no disponibles en stock. El proceso comercial se agiliza al máximo con la ayuda de la solución. Tanto es así que,en la actualidad, 8 de los 20 usuarios de la solución pertenecen al departamento de ventas.NSC también se muestra satisfecha con las facilidades de la solución para la gestión del área contable y administrativa. “Nuestro equipo de administración considera que Sage ERP X3 es una herramienta muy rigurosa y potente para el control de procesos financiero-contables y administrativos”, destaca el portavoz de la compañía.
Control logístico y de proveedores
NSC gestiona con el sistema unos 20 proveedores de componentes distintos, con dos fabricantes diferentes por cada componente. En la parte logística, la compañía lleva en la actualidad un control riguroso de todos los procesos, hasta que la mercancía sale del almacén, gestión que en un futuro se desea integrar con las bases de datos de los transportistas, con el fin de cubrir todo el ciclo de la mercancía.Dentro del almacén, NSC realiza una gestión básica de artículos por ubicaciones. Además, define ubicaciones por materia prima y producto terminado, al igual que la gestión por estados de productos (control de calidad, en reparación, válido), que permiten conocer rápidamente si un producto está habilitado para la venta o no.
Se lleva a cabo, asimismo, una gestión de cada ordenador y de sus componentes por números de serie, a la entrada, a la salida y durante el proceso de la producción, contando NSC con una trazabilidad de producto total.En cuanto a la calidad, el proveedor cuenta con un sistema específico de gestión de devoluciones, donde a través de Sage ERP X3 se obtienen estadísticas de fallos y devoluciones de equipos.
Y en cuanto a la obtención de información para la toma de decisiones, NSC utiliza tanto los informes preconfigurados de Sage X3, como otros creados a medida por su propio personal experto en TI. La compañía también tiene integradas estas funcionalidades con las herramientas de reporting Crystal Reports, para el óptimo seguimiento de sus indicadores de negocio.Funcionalidad actual y planes de futuro
“Estamos satisfechos con la solución, que ya consideramos como la mejor adaptada a nuestras necesidades a la hora de la evaluación inicial”, explica el director TI de NSC. En la actualidad, todas las funcionalidades de la herramienta están en marcha en compras, ventas, facturación, área administrativo-contable, de producción y marketing de producto, “pero su desarrollo y evolución no terminan aquí”, asegura Juan Carlos Pizarroso, “quedan muchas más capacidades de Sage ERP X3 que deseamos aprovechar y el año 2008 será decisivo para ello”.Hoy por hoy, llevar a cabo su actividad diaria sin una solución ERP de estas características sería impensable para NSC, según afirma su portavoz, debido a la capacidad de esta herramienta de garantizar un control exhaustivo de un gran volumen de datos con un reducido nivel de personal.
La compañía asegura haber alcanzado una óptima colaboración con los consultores de Sage durante el proyecto, “que se implicaron mucho en la implantación”, explica Pizarroso. NSC, que en los próximos meses se centrará en optimizar y aprovechar mejor los módulos ya adquiridos con el apoyo de los servicios de soporte y mantenimiento de Sage, no encontró ninguna resistencia por parte de sus empleados al implantar la solución, reduciendo al mínimo la inversión en la gestión del cambio.
Una cualidad importante de Sage ERP X3, además de las ya mencionadas, es el gran volumen de información que proporciona no sólo a nivel de datos de negocio, sino también a nivel de funcionamiento interno del programa para el departamento TI.
“Muchas veces, un ERP es para los informáticos del cliente final como una caja negra, donde introducimos datos y que nos devuelve informes sin más”, explica Juan Carlos Pizarroso. “Los múltiples datos que nos proporciona Sage ERP X3 al nivel del propio funcionamiento del programa nos ayudan a comprender el por qué de algunos fallos y a solventarlos rápidamente, sin la necesidad de recurrir a Sage, lo que nos hace más autónomos”.Hoy, y tras pocos meses desde la puesta en marcha de la solución, NSC está funcionando con el ERP de Sage sobre unos parámetros básicos, “que iremos ampliando y detallando”, explica el director de TI de la empresa. Una de las capacidades de Sage ERP X3 que NSC explotará en el futuro será la gestión por plantas, que permite la gestión interconectada de unidades de negocio separadas, como varias fábricas o almacenes, etc. y el sistema de workflow, habilitando los avisos a clientes una vez fabricado y listo su pedido.
