Excel és una eina molt útil. És molt pràctica per a un ampli ventall d'usos, des elaborar pressupostos fins a crear llistes i fins i tot factures. No obstant això, independentment de l'habilitat que tinguis o el creatiu que siguis amb aquesta eina, Excel té límits.
A continuació us presento vuits raons per les quals no pots confiar només en els fulls de càlcul:
1. Necessites conèixer les previsions de vendes reals
Les previsions creades a partir de fulls de càlcul són febles ja que no proporcionen certa informació, com:
- El nombre de contactes, presentacions o pressupostos que es necessiten per generar un objectiu de venda.
- El volum de prevendes i el progrés respecte de les comandes esperats.
- El nombre de clients que va fer comandes durant l'últim període o durant el mateix període de l'any anterior.
2. No pots treballar amb informació no actualitzada
Un full de càlcul només proporciona una imatge d'un moment puntual i de seguida queda obsoleta, llevat que s'actualitzi regularment. Per exemple, les previsions per al proper trimestre no sempre s'actualitzen quan es reprograma una venda potencial que està a punt de tancar. Això s'agreuja quan els equips de venda i de gestió utilitzen diferents versions del full de càlcul.
3. Has de basar en la realitat
Els comercials són persones optimistes per naturalesa. No obstant això, una eina de gestió de vendes equilibra l'optimisme amb la realitat. Prepara per vendes corrents i valoracions d'oportunitats així com dates límit, el que assegura un treball realitzat més objectiu i el progrés en relació amb cada client o oportunitat.
4. Vols saber què fer a continuació
Els fulls de càlcul no desencadenen les accions d'una agenda quan s'assigna una acció a un client o una oportunitat. I no proporcionen un registre d'accions, correus electrònics ni reunions associades, etc.
5. Informació centralitzada i disponible
Els fulls de càlcul tenen poca utilitat si el cap de vendes o un representant de vendes deixen l'empresa. A causa de l'alt nivell de renovació del personal comercial, és crucial que tota la informació sobre clients, contactes i oportunitats s'emmagatzemi en un repositori central de manera que no desaparegui quan un representant de vendes marxi.
6. Necessites paràmetres per monitoritzar el progrés del teu negoci
Un full de càlcul amb prou feines podrà proporcionar un cap de vendes dels paràmetres que necessita per crear i supervisar previsions sòlides de vendes. Aquests paràmetres inclouen la proporció de contactes respecte de les vendes, la taxa d'èxit de les propostes i els pressupostos.
7. No estaràs preparat per a qualsevol contratemps
Els caps de venda que depenen de fulls de càlcul corren el risc de veure sorpresos o aclaparats per coses com un contratemps en un objectiu.
8. Necessites guanyar temps i productivitat
Els caps que monitoritzen les vendes amb fulls de càlcul perden un valuós temps de treball. Continuen dedicant temps a preparar informes i presentacions així com a recollir la informació necessària per als seus informes.
Conclusió: amb una eina efectiva tipus ERP o CRM pots treure conclusions des del teu aplicació, pots prendre el pols al teu negoci sense dependre del que et diguin els teus comercials.
Excel és una eina molt útil però té certs límits: les previsions creades a partir de fulls de càlcul són febles, no sempre s'actualitzen, no desencadenen les accions d'una agenda, etc. No obstant això, amb una eina ERP o CRM pots treure conclusions sense dependre dels teus comercials. Sage Murano ERP onlíne és la solució en el núvol de Sage que resol les necessitats més exigents de les Pimes, de la forma més eficient i amb el mínim cost possible.
Xavier Benavent, Responsable de Marketing Desenvolupament de Negoci.
Pots seguir-lo en @xavibenavent
Fuente: Blog Sage
