Al gener de 2015, entrarà en vigor l'obligatorietat d'emetre factura electrònica per a determinades empreses, arran de la publicació de la "Llei d'impuls de la factura electrònica i creació del registre comptable de factures en el sector públic".
Aquesta llei, a més de contemplar requisits d'obligatorietat per a aquelles empreses que facturen al sector públic, inclou la d'emissió de factures electròniques de les empreses que, sent prestadores de serveis d'especial transcendència, tinguin més de 100 empleats o un volum anual d'operacions superior a 6.010.121,04 €, quan facturin al sector privat.
Com sempre que apareix una normativa d'aquestes característiques en la qual s'estableix una obligatorietat en una de les parts, en l'altra, sempre sorgeix el dubte em pot obligar ....?
Amb la qual cosa, se solen destinar més recursos a explicar la no obligatorietat, que els possibles beneficis a obtenir o les condicions per aprofitar-la al màxim. En el cas de la factura electrònica, es dóna la circumstància afegida que s'ha dedicat més "tinta" a explicar els beneficis per a l'emissor, que la destinada a explorar les possibles avantatges per al receptor.
Amb això, partint de la base que aquesta llei no canvia res respecte al receptor de factures quan aquest és una empresa, atès que continua sent necessari el seu consentiment, intentarem posar sobre la taula els aspectes a tenir en compte per contestar la pregunta ...
Què contesto si el meu proveïdor em proposa factura electrònica?
En primer lloc, hem d'identificar el circuit que segueix en la meva empresa una factura rebuda, els possibles departaments pels quals pot circular i aquelles àrees administratives en les quals puc automatitzar algun procés.
En segon lloc, hem de considerar que no hi ha un únic format de factura electrònica, ja que en la definició podrien cabre molts tipus d'arxiu, encara que en destacaria dos, el format "PDF" i el de "facturae". Les possibilitats de tractament d'un o altre són diferents, encara que en essència, amb un sistema que permeti la desmaterialització de la factura rebuda, podrem, ja no només llegir-la, sinó, automatitzar aquests processos:
- Arxiu i gestió documental.
- Registre del document en l'eina de gestió de compres.
- Cassació amb els documents de lliurament.
- Comptabilització i registre en el llibre de factures.
De manera accessòria, qualsevol tasca de comunicació entre departaments (acceptació o conformitat, assignació a centre d'imputació, etc.) Ja que resulta més fàcil industrialitzar un procediment quan es tracten arxius i dades, que quan per a la gestió d'aquests, es requereix un paper.
Atès que moltes eines per al procés de factura electrònica, disposen de mòduls que permeten transformar el paper en "i", podem plantejar l'acceptació gradual d'aquells proveïdors que ens ho proposin, alhora que aprofundim en la millora dels nostres processos. També de forma paral · lela, podem començar la "e-transformació" d'aquelles factures que ens arriben en paper, fins a arribar al punt, finalment, en el qual siguem nosaltres qui proposem als nostres proveïdors aquesta possibilitat.
En fi, parafrasejant aquell famós anunci "Si t'ofereixen e-factura, simplement vaig Sí".
Ronald Lozano és Product Legal Manager a Sage Espanya.
Pots seguir-lo a Twitter a @ronald_lozano_m
Font: Blog Sage
Imatge: nrkbeta
