La quantitat d'informació que es maneja avui en dia a la pime, tant en format paper, com electrònic, és tan gran que obliga a utilitzar eines de gestió documental. L'objectiu fonamental dels sistemes de gestió documental és gestionar la documentació de manera eficient, permetent emmagatzemar documents de manera segura a través de procediments senzills, per al seu posterior accés per a la consulta des de diferents dispositius.
Amb l'arribada de la informàtica, els sistemes de gestió documental han permès "jubilar" les prestatgeries i armaris plens de documentació, per passar a disposar de sistemes de gestió documental integrats i amb una capacitat d'emmagatzematge infinita, que els fa ideals com a centre de informació de l'empresa. A continuació, anem a veure cinc raons per les quals les pimes necessiten un gestor documental:
1. Perquè fan els processos més eficients, a l'integrar-se amb eines de gestió
El gestor documental ha de ser una eina al servei de l'organització, el que significa que ha d'estar present allà on se'l necessita. Un gestor documental no és una unitat de xarxa compartida en la qual es creen carpetes per anar guardant fitxers, sinó que és una eina que va bastant més enllà: és un sistema de suport documental per a tots els processos clau de l'organització, a través del qual s'aconsegueix eficiència en l'execució de tasques que requereixen la generació o tractament de documents.
Un gestor documental ha d'estar present quan en una tasca es requereix treballar amb documentació i en processos automàtics de generació d'informes. La informació clau per a l'empresa no ha d'estar en sistemes locals, sinó en un repositori centralitzat i accessible des de qualsevol dispositiu (ordinador, mòbil, tauleta). Treballar amb un bon gestor documental a la pime evita males pràctiques com el transvasament ineficient de documentació a través d'email i carpetes de xarxa, eines que no són segures i poden provocar, per exemple, incidents per fer pública informació confidencial.
2. Perquè assegura la informació davant catàstrofes
Un gestor documental ha de ser un sistema complet, el que significa que no és només una instància en la qual s'emmagatzema informació de forma ordenada, sinó que va més enllà i permet assegurar la informació davant sinistres i esdeveniments catastròfics. Un gestor documental ha de comptar amb un sistema de suport que estigui localitzat en una ubicació diferent de la del sistema principal, de tal manera que permeti restaurar la informació en cas que succeeixi un problema seriós (incendi, inundació, robatori, atac informàtic, etc .) que provoqui la inutilització total o parcial del mateix.
Aquesta completesa del sistema és una de les diferències entre els gestors documentals i les eines que es queden a mig camí. Potser en el dia a dia no sembli rellevant la capacitat per recolzar la documentació, però si arriba a produir-se un sinistre, de ben segur que li donarà el gran valor que té. El cost de la pèrdua d'informació pot ser tan alt que pot portar al tancament d'una empresa. Quant costa perdre documentació sobre clients, proveïdors, impostos, patents, investigació, etc?
3. Perquè cada document és accessible només per a qui tingui permisos
Tots els documents han de tenir un nivell de protecció determinat perquè només aquelles persones que compten amb els permisos necessaris puguin accedir-hi, descarregar o editar. Aquesta gestió és impossible a través de sistemes de carpetes en xarxa o gestors documentals poc potents.
Aquesta funció per classificar els permisos idealment ha d'estar lligada a documents i seccions d'informació, ja que és l'única manera fiable d'aconseguir que la gestió sigui eficient i raonablement segura. D'aquesta manera, es podran protegir amb garanties documents com els rebuts de salaris, les factures, els contractes i acords amb proveïdors, documentació sobre patents i innovació i tots aquells arxius que requereixin un control d'accés.
4. Perquè estalvia espai físic i temps
Un gestor documental permet emmagatzemar documents que provinguin de diferents formats. Els que vénen en format electrònic són fàcils de guardar en un gestor documental i per als que arriben en suport paper, hi ha processos de digitalització integrada, que a través d'escánares o màquines multifunció (fotocopiadora, escàner, impressora) permeten transformar ràpidament un document en paper de diverses pàgines en un arxiu digital (PDF, ePub, etc). A través d'aquests processos, les pimes poden estalviar emmagatzemar paper i passar a guardar les còpies de justificants i altra documentació en suport digital, amb el consegüent estalvi d'espai físic.
També s'estalvia temps, ja que a cada documents se li poden assignar metadades, que són una sèrie d'etiquetes per classificar el contingut, la propietat, l'origen, la versió, la data de creació i modificació, així com una altra sèrie de dades intrínsecs del document. També es pot utilitzar programari OCR, de reconeixement òptic de caràcters, per convertir imatges escanejades en text i facilitar d'aquesta manera el indexat del contingut dels documents, que permet buscar tant pels noms dels documents, pels metadades i pel contingut dels mateixos.
5. Perquè permet accedir a documents des de qualsevol dispositiu
L'accés a la informació, avui dia, s'ha de considerar des de qualsevol dispositiu. Estem en l'era mòbil i, per tant, l'accés a la documentació ha de ser possible des dels clàssics ordinadors de sobretaula i portàtils, com des de dispositius mòbils com smartphones o tauletes.
D'aquesta manera, els comercials podran consultar en mobilitat catàlegs i altres documents de vendes, el personal de Compres podrà accedir a un contracte a través del seu mòbil si necessita contrastar una dada a la taula de negociació amb un proveïdor. Entre molts d'altres exemples que es puguin pensar. La clau és pensar en un escenari en què el gestor documental ha de servir documents a diferents persones que accedeixen a ells des de dispositius diferents.
Conclusions
Una pime necessita un gestor documental professional, un sistema que sigui capaç de guardar la informació de manera eficient i que permeti accedir de manera senzilla ia través de diferents dispositius, complint els requisits de seguretat oportuns.
Els gestors documentals ja no són prestatgeries i armaris amb documentació, tampoc unitats de xarxa amb carpetes accessibles des de l'entorn corporatiu. Són sistemes complets que van molt més enllà, integrant l'emmagatzematge i tractament de documentació, integrant-se en els processos, permetent l'accés multidispositiu i disposant de sistemes de suport que garanteixen que la documentació seguirà estant disponible després d'una catàstrofe.
Si necessites solucions en mobilitat com el teu catàleg de productes actualitzat, factures o vendre online amb una gestió integrada dels productes, comandes, albarans i factures a la teva web; els móduls de Sage Murano ERP et permeten comptar amb una solució personalitzades i amb les funcionalitats que requereixis.
Font: Blog Sage
Imatge: PublicDomainPictures
Pablo Herrero és Enginyer Industrial en l'especialitat d'Organització Industrial. Relacionat amb l'Organització d'Empreses i la Direcció i Gestió de Projectes, és col · laborador en diverses publicacions del sector empresa i banca i participa com a soci en Golf76.
Pots seguir a Twitter a @pabloherrero.
