La Planificació de Recursos Empresarials (ERP) és una proposta molt atractiva per a les empreses que busquen consolidar la informació de gestió i introduir al llarg de l'empresa, però per introduir noves tecnologies cal un pla de negoci per justificar la inversió.
Una enquesta realitzada pel Grup Aberdeen trobar que nou de cada deu empreses manufactureres van dir que havien implementat les solucions d'ERP en un intent de millorar la planificació dels recursos, aconseguir eficiències i impulsar el creixement de l'organització. Un estudi de Panorama Consulting va mostrar que gairebé nou de cada deu (86%) de les empreses que utilitzen ERP estan satisfetes amb els resultats de la seva iniciativa, destacant la gana per noves tecnologies que agilitzen les tasques empresarials.
Però abans d'implementar un ERP en la seva organització, els líders empresarials han d'establir un argument econòmic per defensar la inversió. Tant les despeses de capital com les despeses operatives s'han de comparar amb la rendibilitat esperada de la inversió (ROI) per a qualsevol compra clau de l'empresa. Quan el retorn de la inversió projectada supera el cost total de propietat (TCO), la introducció d'un nou sistema ERP ha de tenir un impacte positiu en la rendibilitat, però hi ha diverses consideracions que cal fer abans de poder arribar a aquesta conclusió.
Tenir en compte els costos
Les empreses han de tenir en compte les despeses d'adquisició i els costos associats amb la implementació de l'ERP en la seva organització. Els recursos de capital també poden ser utilitzats per tal d'adaptar la solució a nous models de negoci, i si hi ha sistemes existents disponibles, el treball d'integració haurà de dur a terme per tal de sincronitzar les tecnologies. Es produirà una conversió d'arxius i una consolidació de la informació de gestió, però l'eliminació dels vells procediments i solucions de llegat també pot generar costos i implicar una migració de dades que ocuparà temps.
Un cop instal·lat, caldrà tenir en compte uns costos de proves que es realitzen de forma rutinària per garantir que l'usuari es beneficiï de la funcionalitat completa. Revisions i actualitzacions periòdiques de l'ERP poden ser requerides a través del temps. D'altra banda el desenvolupament de l'equip per tal de adaptar-se als nous procediments probablement implicarà suport financer. I com a millor pràctica pel que fa a gestió de riscos, també caldrà considerar que hi haurà despeses imprevistes.
Tenir en compte els beneficis
La compra d'un sistema ERP s'ha de considerar com una compra a llarg termini, pel que és important tenir en compte els beneficis que portarà a l'empresa.
L'ús de solucions d'ERP i de processos de gestió de recursos optimitzats ajuda a simplificar els procediments, reduint re-treball i costos de manipulació manual. Els prenedors de decisions gaudeixen de més informació i poden controlar el rendiment dels diferents departaments i en tota l'organització en el seu conjunt, el que resulta en processos més eficaços de presa de decisions.
A la fàbrica, l'automatització de tasques manuals augmenta la velocitat de lliurament i redueix l'error humà. Treballadors clau poden centrar-se en tasques de valor afegit, amb una fiabilitat garantida gràcies a sistemes globals que assenyalen inexactituds i errors.
L'avantatge generalment més citada en la utilització dels sistemes ERP és que aconsegueix que totes les àrees del negoci es moguin juntes, com un conjunt. Els sistemes ERP fan que sigui més senzill registrar i reportar dades a través d'una sèrie d'elements tangibles, facilitant els processos de seguiment de negoci i fent la resolució de problemes més instantània. Amb dades clars en les mans dels qui prenen les decisions, les organitzacions poden establir expectatives realistes quant a terminis i costos.
Fixar el nivell de les expectatives
Els sistemes ERP no canviaran el rendiment del negoci d'un dia per l'altre. En molts sentits són un facilitador del canvi, en lloc de la solució. Té sentit ser conservadors en projectar els beneficis econòmics dels nous sistemes i processos ERP, vist que els objectius poc realistes poden afectar significativament la percepció d'èxit de la implementació.
L'elaboració d'un escenari de costos "pitjor cas", juntament amb una estimació "probable", és recomanable per a les empreses. No obstant això, igual d'important és establir un sòlid cas de negoci per a la inversió en l'ERP, sobretot en un clima econòmic difícil, amb pressupostos cada vegada més limitats. Això li dóna als objectius del projecte un context estratègic, facilitant als executius la decisió d'optar per l'ERP o no.
Aconseguir el màxim valor de l'ERP
Si els processos de negoci són constantment revisats i actualitzats, el retorn de la inversió de la implementació dels sistemes ERP és obvi. En dur a terme revisions periòdiques de processos, utilitzant dades quantitatives i basant-se en els comentaris del personal que participa en la planificació dels recursos, el retorn de la inversió hauria de superar el cost total de propietat, aportant valor al negoci.
Sophie Dumas, Sage ERP X3 & ERP Product Management, Sage Mid-Market
Pot seguir-la aTwitter a @Sophie_Dumas
Fuente: Blog Sage
