Capítulo 1

 

BUSINESS INTELLIGENCE

 

1.1.   Introducción

Actualmente, en las actividades diarias de cualquier organización, se generan datos como producto secundario, que son el resultado de todas las transacciones que se realizan. Es muy común, que los mismos se almacenen y administren a través de sistemas transaccionales en bases de datos relacionales.

Pero, la idea central de esta publicación, es que estos dejen de solo ser simples datos, para convertirse en información que enriquezca las decisiones de los ejecutivos.

Las organizaciones desean explotar y maximizar el valor de su información para lograr tener una mayor ventaja competitiva. Además, es un factor muy importante para las mismas, con el fin de incrementar sus ganancias, enfocarse en retener a sus clientes actuales, como así también conseguir nuevos. Cabe destacar, que comprender el comportamiento de los clientes es de vital importancia, ya que generalmente, el 20 % de estos siempre generan un 80 % del total de las ganancias.

Debido a lo expuesto anteriormente, sería ideal que las organizaciones tuviesen la posibilidad de segmentar y/o clasificar a sus clientes de alguna manera, en este caso, por su rentabilidad, para poder actuar en base a ello, confeccionando una estrategia que permita cumplir con este objetivo.

La Inteligencia de Negocios (Business Intelligence - BI), permite realizar este tipo de segmentación, además, está orientada a encontrar información que no solo se encargue de responder a preguntas de lo que está sucediendo o ya sucedió, sino también, posibilita la construcción de modelos, mediante los cuales se podrán predecir eventos futuros.

Cuando se nombra el término inteligencia, se refiere a la aplicación combinada de información, habilidad, experiencia y razonamientos, para resolver un problema de negocios.

Como ejemplo, se mencionarán algunas preguntas típicas:
 

• ¿Cuáles son los mejores proveedores?
• ¿Cuáles son los clientes más rentables? ¿Cómo hacer para retenerlos?
• ¿Cuál es el margen de cada línea de producto?
• ¿Cuáles fueron los productos más vendidos en el mes pasado, en la zona norte?

1.2.   Definición

Se puede describir BI, como un concepto que integra por un lado el almacenamiento y por el otro el procesamiento de grandes cantidades de datos, con el principal objetivo de transformarlos en conocimiento y en decisiones en tiempo real, a través de un sencillo análisis y exploración.

La definición antes expuesta puede representarse a través de la siguiente fórmula:

Existe una definición muy popular acerca de BI, que dice: “Inteligencia de Negocios es el proceso de convertir datos en conocimiento y el conocimiento en acción, para la toma de decisiones”.

BI hace hincapié en los procesos de recolectar y utilizar efectivamente la información, con el fin de mejorar la operación de un negocio, brindando a sus usuarios, el acceso a la información clave que necesitan para llevar a cabo sus tareas habituales y más precisamente, para poder tomar decisiones oportunas basadas en datos correctos y certeros.

Al contar con la información exacta y en tiempo real, es posible, aparte de lo ya mencionado, identificar y corregir situaciones antes de que se conviertan en problemas y en potenciales pérdidas de control de la empresa, pudiendo conseguir nuevas oportunidades o readaptarse frente a la ocurrencia de sucesos inesperados. Por ejemplo, este hecho podría darse en los casos en que la respuesta de los clientes no conforma las expectativas que le dieron origen.

Cuanto más relevante y útil sea la inteligencia que posea una organización sobre un negocio, sus clientes, proveedores, socios, operaciones, etc, mayor será su ventaja competitiva y se podrán tomar mejores decisiones. Esto se debe simplemente a que, por ejemplo, cuanto más se conoce a los clientes, se logra satisfacer sus necesidades de mejor manera y por supuesto, anticipar sus necesidades.

La Inteligencia de Negocios tiene sus raíces en los Sistemas de Información Ejecutiva1 (Executive Information Systems – EIS) y en los Sistemas para la Toma de Decisiones (Decision Support Systems – DSS), pero ha evolucionado y se ha transformado en todo un conjunto de tecnologías capaces de satisfacer a una gran gama de usuarios junto a sus necesidades específicas en cuanto al análisis de información.

1.3.   Proceso de BI

A fin de comprender cómo es que una organización puede crear inteligencia de sus datos, para, como ya se ha mencionado, proveer a los usuarios finales oportuna y acertadamente acceso a esta información, se describirá a continuación el proceso de BI. El mismo esta dividido en cinco fases, las cuales serán explicadas teniendo como referencia el siguiente gráfico, que sintetiza todo el proceso:

Figura 1.1: Fases del proceso BI.

 

• Fase 1 – Dirigir y Planear. En esta fase inicial es donde se deberán recolectar los requerimientos de información específicos de los diferentes usuarios, así como entender sus diversas necesidades, para que luego en conjunto con ellos se generen efectivamente las preguntas que les ayudarán a alcanzar sus objetivos.

• Fase 2 – Recolección de Información. Es aquí en donde se realiza el proceso de extraer desde las diferentes fuentes de información de la empresa, tanto internas como externas, los datos que serán necesarios para encontrar las respuestas a las preguntas planteadas en el paso anterior.

• Fase 3 – Procesamiento de Datos. En esta fase es donde se integran y cargan los datos en crudo en un formato utilizable para el análisis. Esta actividad puede realizarse mediante la creación de una nueva base de datos, agregando datos a una base de datos ya existente o bien consolidando la información.

• Fase 4 – Análisis y Producción. Ahora, se procederá a trabajar sobre los datos extraídos e integrados, utilizando herramientas y técnicas propias de la tecnología BI, para crear inteligencia. Como resultado final de esta fase se obtendrán las respuestas a las preguntas, mediante la creación de reportes, indicadores, etc.

• Fase 5 – Difusión. Finalmente se les entregará a los usuarios que lo requieran las herramientas necesarias, que les permitirán explorar los datos de manera veloz y sencilla.

1.4.   Beneficios

Entre los beneficios más importantes que BI proporciona a las organizaciones, vale la pena destacar los siguientes:

• Reduce el tiempo mínimo que se requiere para recoger toda la información relevante del negocio, ya que la misma se encontrará integrada en una fuente única de fácil acceso.

• Automatiza la asimilación de la información, debido a que la extracción y carga de los datos necesarios se realizará a través de procesos predefinidos.

• Proporciona herramientas de análisis para establecer comparaciones y tomar decisiones.

• Cierra el círculo que hace pasar de la decisión a la acción.

• Permite a los usuarios no depender de reportes o informes programados, porque los mismos serán generados de manera dinámica.
   
• Posibilita la formulación y respuesta de preguntas que son claves para el desempeño de la empresa.

• Permite acceder y analizar directamente los indicadores de éxito.

• Se pueden identificar cuáles son los factores que inciden en el buen o mal funcionamiento de la empresa.

• Se podrán detectar situaciones fuera de lo normal.

• Se encontrarán y/o descubrirán cuáles son los factores que maximizarán el beneficio.

• Permitirá predecir el comportamiento futuro con un alto porcentaje de certeza, basado en el entendimiento del pasado.

• El usuario podrá consultar y analizar los datos de manera sencilla.