SICE incorpora Oracle UCM en su sistema de gestión documental

SICE (Sociedad Ibérica de Construcciones Eléctricas), es una empresa de ingeniería e integración de sistemas pertenecientes al grupo ACS. Su departamento TI identificó la necesidad de implantar un gestor documental que le ayudara a manejar el gran volumen de documentación que genera principalmente en el área de estudios y proyectos, así como para servir de base a un programa de gestión del conocimiento que se irá completando a largo plazo.

SICE depositó su confianza en Abast Solutions para realizar un detallado proceso de análisis documental con el objetivo de detectar las necesidades y seleccionar el sistema de gestión documental que mejor se ajustase a sus objetivos. Finalizado este proceso de consultoría, SICE se decidió por implantar el producto Oracle Universal Content Management (UCM) por ser el que mejor se adaptaba a sus intereses y volvió a confiar en ABAST Solutions para llevar a cabo también el proyecto de implantación

LA SOLUCIÓN
La solución Oracle UCM permite mantener toda la documentación en un repositorio único accesible desde toda la organización con el objetivo de minimizar el tiempo de identificación y recuperación de cualquier documento, así como servir de base para los principales procesos de negocio de la compañía y, en general, lograr una mayor eficiencia en todas sus operaciones.

El proyecto de implantación del sistema de gestión documental en SICE consistió en una primera etapa de consultoría que nos permitió conocer el funcionamiento de los departamentos implicados en el proyecto, el tipo de documentación que se utilizan y de qué manera lo hacen para posteriormente identificar el gestor documental que mejor se adaptaba a ese escenario. Como segunda etapa se llevó a cabo la implantación del gestor documental seleccionado, Oracle Universal Content Management (UCM).

CONSULTORÍA
Los departamentos implicados en la consultoría fueron aquellos que representaban la muestra más significativa de los procesos documentales de SICE, tales como: Ingeniería (estudios y proyectos, desarrollo de software, desarrollo de hardware, ingeniería de tráfico, I+D), Dirección Técnica Regional Norte, Comercial Internacional y Jurídico.

La metodología utilizada por ABAST Solutions está basada en normas ISO 15489-1:2001 Information and Documentation - Records Management, aplicando de una manera resumida y racional los aspectos más relevantes.

Los objetivos que se deseaban tener en la consultoría eran:

• Definir el enfoque y las estrategias de proyecto más adecuadas para la implantación del sistema de gestión documental.
• Identificar las áreas de mejora esenciales para lograr el éxito en la implantación del sistema y proponer soluciones a los problemas detectados.
• Determinar el conjunto de herramientas de software y hardware que mejor se ajusta a las necesidades y posibilidades del proyecto.
• Cuantificar de forma precisa el coste y el esfuerzo necesario para la implantación.
• Proporcionar a la dirección de la empresa un plan de implantación factible que asegurase los apoyos necesarios (presupuesto, recursos, sponsorship, ...) para la correcta ejecución del proyecto. La consultoría finalizó con la elección del gestor documental Oracle Universal Content Management (UCM) después de haber realizado la evaluación de varios de los principales productos de ECM del mercado, UCM, Documentum, SharePoint, Open Text y Alfresco.

   

  IMPLANTACIÓN ORACLE UCM
  El proyecto de implantación comenzó con la creación del documento de diseño tomando como base la documentación generada en el proceso previo de consultoría documental. Durante la etapa de implantación se procedió a la parametrización de distintos tipos documentales definidos (más de 30 tipos diferentes), así como la definición del esquema de seguridad.

  Adicionalmente, con el objetivo de adaptar por completo el gestor documental al escenario de uso en SICE, se realizaron los siguientes desarrollos específicos:

• Un control de versiones adaptado a la forma de trabajo habitual en SICE (Borrador. Publicado u Obsoleto).
• Funcionalidad de generación automatizada de entregas de ofertas que simplifica el proceso de creación de un paquete documental definitivo.
• Integración con el ERP de SICE para agilizar la incorporación al sistema de la documentación y garantizar la integridad de los metadatos del sistema con la información contenida en el ERP.
• Creación de una nueva entidad en el modelo de seguridad de UCM, las áreas de seguridad que permiten abstraer la estructura interna de las cuentas. El proyecto culminó con la instalación y configuración del gestor documental Oracle UCM en los servidores de producción con los componentes propios del core del producto, los componentes de Inbound Refinery para el traramiento de los archivos ofimáticos y Content Folios para la gestión de las ofertas.

  Manuel Delgado comenta como Responsable de Ingeniería Informática de SICE que "La gestión correcta y eficiente de la información es esencial en nuestras actividades. En un entorno cada vez más competitivo y exigente, en SICE hemos apostado por dotarnos de tecnología para aumentar nuestra competitividad, por medio de un importante aumento de la eficiencia en procesos tales como la generación de ofertas o la gestión de documentación de obra, incluida la de los subcontratistas. Además, Oracle UCM sirve de base para diversas prácticas de gestión del conocimiento, cuyos objetivos principales son fomentar la innovación, aumentar la eficacia de nuestras operaciones y, en definitiva, aportar más valor en todo aquello que hacemos". Delgado añade que, "la participación de Abast Solutions en este proyecto ha sido crucial. Han aportado su dilatada experiencia en el mundo de la gestión documental y se han involucrado plenamente en nuestro proyecto, asumiendo los objetivos planteados como propios y aceptando todos los retos que les hemos propuesto".

   

  SICE
  SICE (Sociedad Ibérica de Construcciones Eléctricas, S.A.) se especializa en la integración de tecnologías en el campo de los Sistemas Inteligentes para el Transporte (ITS) y en el Sistema de Control Medioambiental (SCM). Cuenta con una plantilla de más de 2000 personas y tiene presencia no sólo en toda España sino también en diversas ubicaciones en Latinoamérica, EE.UU., África y Australia.

  SICE es la empresa pionera en España en el desarrollo y despliegue de sistemas orientados a mejorar el control, la gestión y la seguridad del tráfico urbano e interurbano.

  Desde su nacimiento en 1921 hasta la década de los setenta colaboró con proyectos en el campo de las aplicaciones eléctricas y a partir de esa fecha inició el diseño y la fabricación de reguladores de tráfico electrónicos de diseño analógico, llegando hasta nuestros días con una gama de productos consolidada y un abanico de servicios muy amplio.